Gestion administrative des assurances - Agent référent (60%)
• Gestion des contrats d’assurance : suivi administratif et financier des contrats, de leur renouvellement et de leur exécution
• Gestion les sinistres : agrégation d’informations auprès des services et des usagers, déclarations auprès des assurances, analyse des responsabilités, participation aux expertises et à la formulation des propositions décisionnelles, gestion budgétaire en lien avec l’activité (émission et validation de bons de commande)
• Gestion du relationnel avec les assurances, le consultant en assurance, les experts, les autres services et les usagers
• Mise en place des tableaux de bord partagés avec les services (logiciel métier), suivi du ratio sinistre sur cotisation
• Formalisation de propositions sur des évolutions de la politique assurancielle de la collectivité en prenant en compte les coûts/avantages/risques. Estimation prévisionnelle des coûts dans le cadre de l’élaboration du budget du service.
• Élaboration et suivi d’un plan de réduction de la sinistralité diffusé aux services
Participation à l’organisation du Conseil municipal en lien étroit avec les autres agents du service (20%)
• Relecture des projets de délibérations et assistance aux services pour leur rédaction
• Organisation administrative des séances et participation à l’organisation technique en lien avec l’assistante du service
• Participation à la séance du conseil municipal et suppléance du chef de service pour le secrétariat de séance (comptage des voix, des votes, prise de notes pour la rédaction du PV)
Assistance aux services et renfort du chef de service (10%)
• Rédaction de notes en réponses aux interrogations des services
• Participation à la rédaction des actes administratifs
• Appui du chef de service
• Veille juridique et réglementaire dans ses domaines d'intervention
Participation à la vie du service (10%)
• Centralisation et suivi de données relatives à différents dispositifs ou instances
• Participation aux réunions d'équipe, participation occasionnelle à des commissions ou groupes de travail.
• Accueil des stagiaires, chantiers jeunes et renforts éventuels, en lien étroit avec le chef de service et l'assistante du service
• Assistance du chef de service - délégué à la protection des données - pour le maintien de la conformité au RGPD (aide à la tenue des registres, au déploiement des mesures techniques et organisationnelles etc.)
• Continuité du service : notamment accueil de premier niveau en cas d’absence de l’assistante du service, et suppléance dans l’instruction des demandes réglementaires en cas d’absence de l'instructrice réglementation
Expérience dans le champs des assurances appréciée
Connaissances
• Connaissance de l'environnement territorial, et notamment de l'échelon communal : missions, activités, procédures, partenaires, usagers
• Connaissance du fonctionnement et des attributions du Conseil municipal
• Connaissances en droit et pratique des assurances
• Droits, obligations et caractéristiques du statut de la fonction publique
Savoir faire
• Utilisation des ressources numériques, des progiciels métiers, d'une suite bureautique dans ses fonctions avancées
• Capacité à faire des calculs mathématiques et à simuler des coûts
• Utilisation des techniques d'expression écrite et orales
• Formalisme des actes administratifs
• Collecte et synthèse d'informations, rédaction de notes
• Respect et suivi des procédures des services internes et des partenaires externes
Application des techniques d'organisation, de gestion du temps de travail et de priorisation des tâches
Qualités
• Gestion des situations de stress et apaisement des tensions
• Capacité à lire des contrats et à anticiper les risques
• Compétences en négociation
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Capacité de travail en transversalité
• Accompagnement des services avec patience et bienveillance
• Communication écrite : bonne connaissance
• Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
• Communication orale : bonne connaissance
• Disponibilité (participation aux séances du conseil municipal en soirée)
• Discrétion professionnelle
• Capacité à travailler en équipe
Conditions
Conditions d’exercice particulières
• Réunions exceptionnelles en soirée
• Pics d'activités (renouvellement des contrats, budget, etc.)
• Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures, et disponibilité en soirée une fois par mois, le mardi, suivant un calendrier arrêté à l'avance, pour la participation aux Conseils Municipaux
• Travail en transversalité
• Organisation des congés avec les autres agents du service pour permettre d'en assurer la continuité
• Devoir de réserve et sens du service public
Relations Fonctionnelles
• Contacts avec les élus et le cabinet du Maire dans le cadre de l’organisation du conseil municipal
• Relations régulières avec les services
• Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures (compagnies d'assurances notamment)
Conditions de rémunération
• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)
Sous la responsabilité et en collaboration avec le chef de service, l'agent gère les dossiers des assurances, contribue à l’assistance juridique des services et participe au sein d’une équipe à la préparation des séances du Conseil Municipal.
Ce poste implique d’importantes relations avec les services de la ville, et commande une grande rigueur ainsi qu'une grande discrétion.
Fonctions :
• Gestion administrative des sinistres et des assurances (hors statutaire) et suivi des dossiers en autonomie - agent référent
• Participation à l’organisation du conseil municipal en lien étroit avec les autres agents du service
• Suppléance des autres agents du service (polyvalence)