Gérer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organiser la vie professionnelle du Directeur Général des Services Techniques
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser et planifier des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
Réaliser et effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Rédiger des documents administratifs
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Gérer l’entretien des locaux (interface RH et entreprises)
- Elaborer et suivre les plannings (agents d’entretien), gérer les remplacements
- Réapprovisionner les produits d’entretien
- Effectuer les demandes de devis, bons de commande et suivre la facturation
- Suivre le marché d’entretien
Pôle réservation
- Gérer les plannings des salles culturelles de Château-Arnoux-Saint-Auban
- Etat des lieux
- Régie salle culturelle de moyenne Durance
Savoirs :
- Organisation de la collectivité et fonctionnement des services
- Notions de comptabilité
- Missions du pôle opérationnel
Savoir-faire :
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat
- Fonctionnement d’Internet, Excel, Word, PowerPoint
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Standard téléphonique
- Principes rédactionnels
Savoir-être :
- Sens de la communication et du relationnel
- Rigueur et organisation
- Disponibilité
- Courtoisie
- Ponctualité
- Discrétion et confidentialité
Sous l’autorité du Directeur Général des Services Techniques et de l’Assistante de Direction, les missions du Secrétaire de Direction sont :