Gestionnaire administratif (h/f)

Mission de la direction et du service (description succincte) : La Direction de la Commande Publique et des Affaires Juridiques (DCPAJ) de l’Etablissement Public Territorial (EPT) est en charge de sécuriser les actes juridiques, de conseiller les directions et services de GPSO et de gérer la commande publique. La DCPAJ comporte 3 services :

• Le service de la commande publique (SCP)

• Le service administratif et financier de la direction (SAF)

Ces 2 services sont mutualisés avec la commune d’Issy-les-Moulineaux, le CCAS d’Issy-les-Moulineaux et la commune de Chaville. Ainsi ils gèrent l’ensemble des procédures de la commande publique pour ces 4 entités (GPSO, Issy-les-Moulineaux, le CCAS d’Issy-les-Moulineaux et Chaville) sous l’autorité de leurs exécutifs respectifs

• Le service des Affaires Juridiques (SAJ)

Suivre les processus administratifs des procédures de commande publique et affaires juridiques :

Gérer les agréments de sous-traitants pour Chaville et GPSO (en collaboration avec le service opérationnel, le chargé d’affaires ayant suivi le marché) et mettre à jour le tableau de bord de suivi des sous-traitances, et en l’absence de l’assistante ILM, gérer les agréments de sous-traitants d’ILM et du CCAS ILM

Suivre les reconductions (Chaville et GPSO) et mettre à jour les marchés sous CIRIL suite aux reconductions

Gérer les garanties à première demande (en collaboration avec la direction des Finances et les services opérationnels) et mettre à jour le tableau de bord de suivi des GPD (Chaville, GPSO et ILM)

Suivre les attestations dans le cadre de l’obligation de vigilance sur e-attestation

En binôme avec le gestionnaire marchés publics, gérer le processus d’envoi au contrôle de légalité des marchés et avenants (FAST : GPSO et ILM ; e-parapheur : Chaville) ; notifier et saisir les marchés et avenants dans le logiciel financier CIRIL

Renseigner le tableau de suivi des marchés (Chaville et GPSO) dans le cadre de l’Open Data

Gérer les contrats dont le montant est inférieur à 40 000 € HT (GPSO et ILM)

Gestion du budget de la Direction : devis, saisie des bons de commande, liquidations, transferts de crédits, courriers fournisseurs.

Créer, gérer et mettre à jour des documents communs et des modèles (visa parapheurs, étiquette parapheurs, courriers…)

Gestion de l’archivage papier et électronique des dossiers de Chaville et des dossiers de la DCPAJ pour GPSO

Gérer les Commissions de GPSO, ILM et Chaville (convocations élus et services ; réservation salles, voiture et matériel ; préparation des dossiers papiers ou dématérialisation des dossiers et archivage) seulement en l’absence de l’assistante en charge de cette mission

BTS administratif ou comptabilité (apprécié)

Une expérience d’au moins deux ans en gestion administrative au sein d’un service juridique ou comptabilité/finance.