Activités de la mission 1 : ACCUEIL
- Assurer l’accueil téléphonique des administrés ;
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics ;
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaitre l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ;
- Réceptionner et préparer les demandes administratives diverses ;
- Rédiger des attestations diverses ;
- Gérer la régie photocopie ;
Activités de la mission 2 : ETAT-CIVIL
- Enregistrer tous les actes d’état-civil : naissance, mariage, décès ;
- Délivrer les actes et les documents annexes tout en respectant la règlementation ;
- Mettre à jour tous les registres ;
- Surveiller la consultation des registres ;
- Préparer les cérémonies de mariage, de parrainages civils et de PACS ;
- Procéder au recensement citoyen.
Activités de la mission 3 : GESTION DES SALLES COMMUNALES
- Gérer le planning de location des salles communales ;
- Gérer administrativement les dossiers de mise à disposition et de location ;
- Relayer les dossiers au service général pour la facturation ;
- Mettre à disposition le planning au service technique en charge de l’hygiène des bâtiments.
Activités de la mission 4 : ELECTIONS
- Revoir et refondre les listes électorales (additions, radiations, changement d’adresse…) ;
- Organiser les réunions de la commission de révision des listes électorales ;
- Editer les cartes électorales et tous les documents électoraux ;
- Organiser des scrutins ;
- Mettre en place les bureaux de vote et tout le matériel nécessaire ;
- Participer aux scrutins : permanences, procurations, dépouillement…
- Veiller juridiquement au domaine, s’adapter aux nouveaux outils numériques.
Activités de la mission 5 : COMMUNICATION
- Élaborer des supports et outils de communication ;
- Mettre en œuvre la conception, la fabrication et la diffusion dans les différents réseaux.
MISSIONS SECONDAIRES
- Gérer le registre de départ du courrier, l’affranchissement ;
- Rédiger la correspondance courante ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs ;
- Gérer les diverses déclarations : chiens dangereux, frelons, débits de boissons, brûlages, ventes au déballage, locations tables et bancs, attestations d’accueil, aide sociale, nouveaux arrivants et diverses autres demandes ;
- Jury d’assises : convocations, préparation réunion tirage au sort et suivi administratif.
Compétences requises pour tenir le poste :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales.
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics.
- Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, droit d’occupation des sols, marchés publics, gestion du domaine public, droit des assurances.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Maîtriser les techniques de communication. Savoir gérer les situations relationnelles difficiles. Être organisé, rigoureux et méthodique, sérieux et efficace. Être discret. Être diplomate.
Activités assurées dans le cadre de la polyvalence interne à la collectivité :
Une polyvalence peut être occasionnellement demander pour l’ensemble des services administratifs en période de congés ou d’arrêts de travail afin de maintenir la continuité des services.
Sous la directive des élus et de la secrétaire générale de mairie, l'agent de gestion administrative assurera l'accueil des administrés, participera à la gestion du secrétariat et à la mise en œuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale.