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En charge de la réception, du traitement et de la diffusion des informations, vous recevez, filtrez et réorientez les courriels, enregistrez les courriers et assurez ponctuellement le standard des musées.
- Vous organisez et coordonnez l’activité des trois membres de la direction du site et les assistez dans la planification de leurs missions.
- Vous gérez la transmission et la rédaction des informations, assurez également l’accueil physique et téléphonique et réalisez diverses tâches du secrétariat.
- Vous suivez et gérez les demandes de prêts pour les expositions temporaires.
- Vous prenez en charge le suivi administratif de dossiers complexes : conventions, subventions…
- Contribuant à l’ensemble des activités administratives mutualisées, vous apportez en particulier votre concours à la gestion des réservations (espaces et groupes).
- En appui à la communication et à la programmation culturelle des musées, vous alimentez et mettez à jour les sites Internet des musées, en gérant les demandes de droits d’auteur, le suivi du stock des documents muséaux imprimés par la ville de Caen.
- Titulaire d’un grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux, vous disposez d’une expérience en gestion administrative et maîtrisez les outils bureautiques du Pack Office.
- Vous êtes rigoureux, organisé et savez faire preuve de discrétion.
- Vous connaissez les méthodes de prise de note et maîtrisez les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Une connaissance du logiciel métier 6TZEN et de AIRDELIB serait appréciée.
- En charge de l’organisation et de la planification des réunions, vous connaissez les techniques de gestion de planning.
- Vous savez prioriser les informations et rendre compte.
- A l’aise dans l’échange, vous disposez d’une bonne élocution et savez adapter votre discours.
- Vous êtes en capacité de lire, écrire et parler anglais.
Au sein du site Château, sous l’autorité hiérarchique de l’administrateur et en lien fonctionnel et permanent avec les directeurs des musées, vous assistez et participez à l’organisation du service ressources mutualisées.