- Assurer l'accueil téléphonique/physique de la Direction, filtrer et orienter les interlocuteurs, identifie les urgences et importances des activités courantes
- Assurer le secrétariat de Direction (gestion et suivi des courriers, rédaction des écrits professionnels : PV, rapport, compte-rendu, prise de note, notes de service de la Direction)
- Gérer l'agenda de la Direction
- Préparer et gérer l'organisation des réunions (invitations, logistiques, fonds de dossiers, prises de notes, et rédaction de compte-rendu ...)
- Tenir à jour des outils de suivi ou tableaux de bord, en lien avec la Direction
- Procéder au classement et archivage des documents physiques et informatiques de la Direction
Missions transversales
- Assister les Chefs de Pôles afin d'optimiser la gestion de leur activité (animation d'équipe, agenda, déplacement, préparation de réunions, recrutement... )
- Préparer les éléments d'information pour des prises de décisions stratégiques
- Organiser et coordonner les informations et les actions internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
- Veiller au respect des politiques et procédures mises en place par la Direction des Ressources Humaines
- Définir et suivre les plans d'action afin de gérer les dysfonctionnements
- Gérer les mesures disciplinaires en coordination avec le Comité Local de Concertation
- Participer à la mise en place des projets et assurer le suivi (Séminaires, SEEPH, appel à projet sur la thématique du handicap...
Compétences métier :
- Maîtrise du fonctionnement du GIP MDPH
- Connaître les missions et responsabilités de la Direction
- Connaissance de l'environnement institutionnel (Etat, Département, Education nationale et autres administrations ...) et des protocoles
- Parfaite maîtrise des techniques de secrétariat : prise de note, synthèse, communication écrite et orale, classement et archivage
- Parfaite maîtrise de la bureautique et des logiciels spécifiques (messagerie interne, Pack office Microsoft office Word, Excel, PowerPoint exigé et publisher, Paint, Teams... souhaité)
- Connaître les normes rédactionnelles et les différentes formes de support d'information
- Parfaite maîtrise orale et écrite de la langue française et qualité orthographique exigée
- Maîtrise orale du Shimaoré appréciée
Autres compétences exigées :
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Sens de l'accueil, du contact et de l'écoute
- Autonomie, esprit d'initiative
- Organisation, grande rigueur et méthode
- Savoir identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence
- Conscience professionnelle et motivation
- Capacité de travail en équipe
- Adaptabilité aux changements
- Adaptabilité des horaires de travail en fonction des urgences et de l'activité
Il (elle) est le premier niveau de contact entre son supérieur hiérarchique et l'extérieur
Il (elle) réalise tous les traitements administratifs institutionnels de la structure
Il (elle) gère l'agenda de la Direction et organise les différentes instances
Il (elle) assure la fonction d'interface relationnelle avec l'ensemble des partenaires