Postée il y a 26 jours
Accueil des associations ou autres organismes
(traitement des courriers) : associations, écoles et autres, puis répertorier les données (informatique et support papier)
Suivie des demandes de réservation des salles, la pelouse et des barrières
Informer l’accueil des modifications ou des annulations de réservations
Gérer les demandes de réservations de salle, la pelouse et des barrières (Registre de suivi)
Réceptionner les appels téléphoniques des écoles, des associations ou autres
Travailler en collaboration avec l’accueil et les personnes qui gèrent les plannings des états de présence (infos sur la programmation des activités sur le site.
Préparer le tableau des activités mensuelles (pour les week-ends)
Intermédiaire entre les associations ou autres (courriers, appels téléphoniques, etc.)
Faire des comptes rendus à chaque réunion
transmission des courriers et des conventions pour la signature au responsables du site et envoyer les documents par coursier aux responsable DEC
Faire le suivi des documents envoyer par PARAPHEUR
Transmettre les informations concernant les différentes activités, pour affichage au public
Archiver et classer (sur support papier et informatique), les documents sur la plateforme partage en réseau « Réservation»;
Numériser, classer et archiver les documents administratifs
Le candidat devra avoir une expérience confirmée sur un poste similaire et être détenteur d 'un diplôme de niveau 3 (CAP/BEP secrétariat) ou de niveau 4 (Baccalauréat) plus expériences professionnelles dans le domaine du secrétariat .
Sous l’autorité du responsable du stade Michel Volnay, l’assistante administrative polyvalent devra :
organiser les plannings
rappeler les informations importantes et transmettre des messages
organiser et planifier les réunions
assurer la distribution aux services concernés du courrier diffusé vers la Direction
organiser le classement et l 'archivage des dossiers
S’informer auprès de l’accueil des modifications des programmations des plannings des activités, des problèmes techniques (du jour) et des états de présences des agents.
Remonter les informations (problèmes d’ordres techniques ou administratifs) aux responsables et aux personnes concernées