Activités principales:
- Préparer les documents d’organisation du volet protocolaire des cérémonies manifestations et évènements de la ville en lien avec le cabinet du maire, le service communication et les services porteurs de manifestations.
- Assister la direction en participant à l’organisation des relations protocolaires de l’autorité territoriale lors de l’accueil de délégation ou personnalité.
- Participer à l’élaboration de la gestion des marchés de prestations de service et de fourniture nécessaires au fonctionnement des services de la direction et au déroulement des cérémonies, réunions (équipements, traiteur pavoisement, cadeaux, …)
- Transmettre aux services de la direction la procédure de Gestion de la logistique des salles municipales de réception et de réunion (organisation, aménagement, réservation, sonorisation)
- Transmettre aux services de la direction la procédure d’organisation de la logistique des réunions du conseil municipal et du groupe majoritaire.
- Transmettre la Planification des tâches des agents chargés de la mise en œuvre de la logistique.
- Réceptionner les besoins des services de la direction en termes de mise à jour des compétences, des matériels, équipements et les transmettre aux directions et services dédiés
- En lien avec les services de la direction, transmettre les dysfonctionnements relevés à la direction.
- Contribuer avec les collaborateurs à la qualité du service rendu
- Participer aux réunions périodiques de travail/information de la Direction
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:
Conditions d’exercice
- Travail en bureau.
- Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations de la Direction.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
- Autonomie
- Disponibilité
Conditions spécifiques touchant à la santé et la sécurité au travail
- Déplacements sur le terrain
Relation externe et interne
- Relation directe avec le directeur (h/f) et les chefs de Service de la Direction
- Relation avec les usagers, les associations, les services municipaux et les élus.
Compétences requises:
- Qualité rédactionnelle
- Force de proposition
- Goût du service public
- Bon relationnel
- Travail en bureau avec amplitude horaire pour nécessité de service (travail en week-end, soirée, jour férié…)
- Devoir de réserve et discrétion
- Résister aux pressions
- Réactivité, Rigueur, disponibilité
- Esprit de synthèse
- Connaissance des règles applicables aux cérémonies publiques
CONNAISSANCES
- Connaissances générales en matière d'organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur du protocole (h/f),
- Assure et organise les tâches Administratives des services chargé du protocole et notamment de l’organisation des réceptions, événements protocolaires et manifestations définis par la collectivité.