Vos missions principales seront :
* L'assistance au chef du service dans la conduite de la gestion fonctionnelle du service :
- Vous coordonnerez les différentes cellules composant le service ;
- Vous assisterez le chef du service dans la planification et la coordination des tâches, projets et réunions ;
- Vous définirez les objectifs de fonctionnement, lirez et analyserez les courriers du service ;
- Vous déclinerez les directives hiérarchiques ;
- Vous répartirez les missions administratives et veillerez à leur réalisation dans les délais impartis ;
- Vous assurerez l'intérim du chef de service en son absence notamment en matière RH (validation des demandes de congés, formation, badgeages, etc...) ;
- Vous assisterez et conseillerez les gestionnaires dans les traitements des dossiers ;
- Vous assurerez la communication interne au sein du service, ainsi que la communication avec les directions ;
- Vous préparerez et rédigerez des rapports, des présentations et des documents administratifs, des comptes-rendus de réunion, etc... ;
- Vous contribuerez à l'amélioration des processus du service ;
- Vous représenterez le chef de service et/ou le directeur lors de réunions.
* La gestion administrative et juridique :
- Vous assurerez une veille juridique relative à l'évolution de la réglementation en matière d'état civil ;
- Vous réaliserez des analyses juridiques de dossiers présentant une difficulté pour préparation d'une réponse ;
- Vous sécuriserez les procédures dans le cadre du traitement de dossiers (respect de la traçabilité des formalités réalisées) ;
- Vous gérerez et suivrez les procédures administratives (guide de procédures, fiches réflexe, etc...) ;
- Vous rédigerez des projets de réponses aux usagers et professionnels, transmettrez au parquet de Nice et aux collectivités extérieures ;
- Vous assisterez les agents pour la gestion des situations conflictuelles et des dossiers présentant une difficulté ;
- Vous réaliserez des auditions de mariage et de reconnaissance ;
- Vous gérerez des dossiers de changement de prénom et de nom, ainsi que de rectifications d'actes ;
- Vous gérerez des feuillets timbrés d'état civil en collaboration avec l'archiviste des registres d'état civil (contrôle de la commande et répartition des feuillets timbrés, reliure des registres et transmission d'une copie au greffe du TGI) ;
- Vous élaborerez des statistiques mensuelles et annuelles relatives à l'activité du service ;
- Vous gérerez les évolutions informatiques et administrerez les applications métier.
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BAC+2 à +3 en droit public ou en gestion des collectivités territoriales.
Expérience : Expérience similaire souhaitée au sein d'une administration publique.
Compétences :
- Vous possédez des notions approfondies en droit civil et connaissez l'Instruction Générale relative à l'Etat Civil (IGREC) ;
- Vous savez analyser des documents réglementaires et juridiques ;
- Vous savez gérer les conflits et les situations agressives ;
- Vous maîtrisez le fonctionnement et l'utilisation d'applications bureautiques et métier.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous savez travailler en équipe ;
- Vous savez encadrer et animer une équipe ;
- Vous êtes disponible et discret.
Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, le service état-civil et titres d'identité, qui est composé de 3 groupes ("guichet unique", "conservation, mise à jour & délivrance des actes", "Mairies de proximité"), a pour mission principale l'accueil du public, la délivrance des actes de l'état civil (acte dressé ou transcrit, reconnaissance), ainsi que l'établissement de titres d'identité et de diverses formalisés.
Vous serez en charge d'assister le chef du service dans la supervision, la coordination et la gestion quotidienne des activités du service et l'intérim en son absence, ainsi que l'analyse juridique de dossiers et la rédaction de courriers.