Les missions du poste
L’établissement de notre client, en direction commune avec un autre établissement du secteur, est un acteur majeur du secteur hospitalier dans la région.
Il offre une prise en charge pluridisciplinaire, alliant soins de proximité et accompagnement médico-social. L’établissement s’engage dans une démarche d’amélioration continue et de modernisation de ses infrastructures pour garantir un accueil et des soins de qualité aux patients.
Dans ce contexte dynamique, nous recherchons un Responsable des Affaires Générales / Attaché d’Administration Hospitalière pour piloter et coordonner les activités administratives et logistiques essentielles au bon fonctionnement de la structure.
En intégrant cet établissement, vous rejoignez une structure dynamique, en pleine modernisation, avec de nombreux projets de développement. Vous aurez l’opportunité d’évoluer au sein d’une équipe engagée et d’apporter une réelle valeur ajoutée à l’organisation interne.
Informations générales du poste :
- Poste : Responsable des Affaires Générales
- Grade/Fonction : Attaché d’Administration Hospitalière
- Service : Direction
- Lieu d’exercice : Au sein de l’établissement, à la frontière des départements du Vaucluse et de la Drôme.
- Quotité de temps de travail : Temps plein
- Horaires : 8h-12h / 13h30-17h (avec disponibilité requise pour astreintes administratives et éventuelles heures supplémentaires)
- Hiérarchie directe : Directeur de l’établissement
- Relations internes : Cadres de santé, responsables des services, services administratifs et logistiques, bureau des entrées, service qualité
- Relations externes : Groupement Hospitalier de Territoire (GHT), Trésorerie Hospitalière, ARS, collectivités locales (Mairie, Département, Région)
- Rémunération :
- à partir de 40K€ bruts annuels. Poste ouvert à tous.
- possibilité d’aide au logement pour la période d’essai
Le Responsable des Affaires Générales joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives, logistiques et économiques de l’établissement. Il assiste la direction dans la mise en œuvre de la stratégie hospitalière et assure la supervision de plusieurs services pour garantir une gestion efficiente et conforme aux exigences réglementaires.
Missions principales
Gestion des affaires générales et appui à la direction
- Assurer la gestion administrative des dossiers stratégiques en lien avec la direction.
- Veiller à la conformité réglementaire et juridique des actions engagées par l’établissement.
- Représenter la direction lors des réunions internes et instances hospitalières si nécessaire.
- Rédiger des notes, comptes rendus et documents stratégiques à destination de la direction et des partenaires institutionnels.
Supervision des services logistiques et administratifs
- Encadrer les services économiques, logistiques et administratifs (accueil, admissions, gestion des ressources matérielles).
- Veiller à l’optimisation des flux et à la bonne coordination entre les différents services.
- Mettre en place des procédures et des outils de suivi pour améliorer l’organisation interne.
Gestion financière et achats
- Piloter les achats et les investissements de l’établissement en lien avec le GHT (référent achats).
- Assurer le suivi budgétaire des dépenses courantes et des projets d’investissement.
- Gérer le mandatement des dépenses (paye, investissements).
- Élaborer et suivre les demandes de subventions auprès des différentes instances publiques.
Suivi des projets de restructuration et travaux
- Assurer un suivi opérationnel des travaux de réhabilitation et de reconstruction de l’établissement.
- Participer aux réunions de chantier et assurer la coordination entre les différents intervenants.
- Piloter le suivi financier des travaux et des investissements liés à l’amélioration des infrastructures.
Profil recherché
Compétences requises :
- Expertise en gestion administrative et hospitalière : Connaissance approfondie du fonctionnement des établissements de santé et des règles de gestion publique.
- Compétences en gestion financière et achats : Capacité à optimiser les ressources et à piloter un budget.
- Connaissance des réglementations hospitalières : Bonne maîtrise des cadres législatifs et des procédures en vigueur dans la fonction publique hospitalière.
- Gestion de projet et coordination : Expérience en suivi de travaux et en pilotage de projets de modernisation.
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques : Capacité à exploiter des logiciels de gestion hospitalière et à produire des analyses de données.
Personnalité attendue :
- Sens de l’organisation et rigueur : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec une approche méthodique.
- Esprit d’initiative et autonomie : Capacité à proposer des solutions innovantes et à travailler en autonomie sur des sujets stratégiques.
- Capacité d’adaptation et réactivité : Apte à gérer les urgences et à prioriser les tâches selon les besoins de l’établissement.
- Aisance relationnelle et diplomatie : Aptitude à dialoguer avec différents interlocuteurs internes et externes (direction, cadres de santé, collectivités, partenaires institutionnels).
- Engagement et éthique professionnelle : Sens du service public, discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
Formation et expérience souhaitées :
- Formation requise : Diplôme en administration hospitalière (EHESP) ou formation équivalente en gestion des établissements de santé.
- Expérience souhaitée : Expérience préalable dans la gestion administrative d’un établissement de santé ou d’un service hospitalier.
- Astreintes administratives : Possibilité de mobilisation en dehors des horaires de bureau pour gérer certaines urgences.