Conseil Departemental de Meurthe et Moselle
Postée il y a 4 jours
Intervient en appui permanent au/à la directeur.trice général.e des services en termes d'organisation, de gestion et
d'animation de l'activité de la direction générale, d'accueil, d'information, de communication, de préparation, suivi et classement des
dossiers.
Appui à l'organisation, gestion et optimisation de l'activité de la direction
- Gère l'activité professionnelle du/de la directeur.trice général.e, en planifiant les réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
- Prépare les dossiers en vue des réunions quotidiennes (constitution notamment des dossiers en vue des réunions de l'exécutif et des réunions Préfet/Présidente)
- Assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions du.de la président.e en lien avec le cabinet
- Assure la gestion du courrier entrant et sortant du/de la directeur.trice général.e des services
- Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session)
- Assure l'apport de réponses aux différentes sollicitations du/de la directeur.trice général.e
- Rédige ponctuellement des courriers réponses, saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
- Contribue au classement et à l'archivage
Appui à l'animation de la direction
- Assure le suivi des modifications apportées par le/la DGS aux rapports de commission permanente et session
- Organise (gestion du planning, proposition des ordres du jour, envoi des invitations), participe aux comités de direction générale et rédige les relevés de décisions
Accueil, information et communication
- Traite et oriente les appels téléphoniques (internes/externes), accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
- Organise la circulation des informations entre le/la DGS, les DGA et DST
- Travaille en réseau avec les assistantes de direction de la collectivité et particulièrement avec les assistant.e.s du cabinet de la présidente
Spécificités
- Poste exigeant une souplesse dans les horaires de travail.
Compétences techniques :
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Connaître les enjeux de la collectivité
- Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage)
- Mettre en forme les documents selon la charte graphique
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l'activité
Compétences relationnelles :
- Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
- Maîtriser les techniques de l'accueil téléphonique et physique
- Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
- Faire preuve de diplomatie
- Savoir se rendre disponible
- Coopérer avec les autres services de la direction
- Promouvoir l'image de la direction / service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
- Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
- Planifier et programmer
- Etre capable de prendre des initiatives
- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d'importance ou d'urgence
- Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
- Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
- Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traite
Compétences techniques :
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Connaître les enjeux de la collectivité
- Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage)
- Mettre en forme les documents selon la charte graphique
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l'activité
Compétences relationnelles :
- Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
- Maîtriser les techniques de l'accueil téléphonique et physique
- Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
- Faire preuve de diplomatie
- Savoir se rendre disponible
- Coopérer avec les autres services de la direction
- Promouvoir l'image de la direction / service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
- Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
- Planifier et programmer
- Etre capable de prendre des initiatives
- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d'importance ou d'urgence
- Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
- Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
- Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traite