Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Service Développement local, vos missions principales sont les suivantes :
- Traitement des dossiers habitat
- Planification et suivi administratif
- Gestion financière
À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :
Traitement des dossiers habitat :
- Préparer les dossiers de garanties d'emprunt des bailleurs sociaux :
- Préparer les dossiers en lien avec les bailleurs sociaux : collecter les informations
- Compléter les documents types : note de validation du Maire, note de synthèse et projet de délibération
- Gérer l'archivage et le répertoire et le tableau de suivi des conventions de garantie d'emprunt
- Renseigner les habitants, agences et notaires et envoyer les réponses types pour les demandes liées à la mise en location
- Contribuer à la mise à jour les données de l'Observatoire Habitat et Atlas des résidences
- Examiner les dossiers de subvention des projets du Service Développement local (GUSP ANAH)
- Traitement des dossiers de candidature pour le logement intermédiaire (information des habitants, collecte des données, transmission des dossiers éligibles aux bailleurs)
Planification et suivi administratif :
- Suivre la gestion administrative de la Direction :
- Gérer les agendas et les communications téléphoniques de la Direction
- Traiter la réception et l'envoi des courriers
- Recevoir, transmettre, traiter les courriels selon les consignes, et/ou en fonction des priorités et des urgences
- Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et événements de la Direction et ponctuellement ceux des élus de secteur
- Rédiger, transmettre et classer les comptes-rendus de réunion
- Diffuser les documents, directives et consignes
- Préparer et suivre le conseil municipal :
- Gérer le calendrier prévisionnel des délibérations des services de la Direction
- Relire les documents avant envoi au service de l'Assemblée
- Suivre les notes, délibérations et signatures des conventions en amont du conseil et après délibération en lien avec le Service de l'Assemblée
- Préparer et organiser les ateliers du Club des copropriétaires : gestion des invitations et de l'organisation des formations et événements
- Gérer les permanences info-énergie : prendre les rendez-vous et renseigner les habitants, suivre le programme de communication, suivre le bilan rédigé par le prestataire
Gestion financière :
- Effectuer les actes de régie du patrimoine privé :
- Gérer le tableau de bord des quittancements
- Rédiger et envoyer les quittances et les revalorisations annuelles de loyer
- Effectuer les prélèvements, réceptionner les paiements, par l'accueil physique et/ou la gestion de la boîte aux lettres dédiée
- Suivre les impayés de loyer, rédiger les lettres de relance
- Émettre des titres de recettes
- Établir les bons de commande
- Suivre le budget des fournitures et gérer les stocks
Missions particulières :
- Assurer la gestion Incovar (temps de travail et absences) en tant que référent, superviser la saisie des congés des agents dans le tableau prévisionnel
- Contribuer à la continuité du service en l'absence des agents du Service Développement local
Missions exceptionnelles :
- Aider ponctuellement le service logement dans ses missions administratives
- Assister aux réunions du service ou de la direction et en établir les comptes rendus
Conditions particulières d'exercice :
- Réunion exceptionnelle en soirée ou le samedi
Profil et compétences requises :
- Bac Pro secrétariat ou plus et/ou connaissance dans le domaine de l'habitat et du logement
- Expérience confirmée en gestion administrative
Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, des principes des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire et règles de la communication orale et écrite
- Maîtrise de gestion administrative, des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Tableaux de bord, de suivi de gestion et indicateurs
- Connaissance de la réglementation sur les régies d'avances et de recettes
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de l'environnement administratif, institutionnel et politique
Compétences techniques ou savoir-faire :
- Mettre en forme un document, rédiger un compte rendu simple, courrier, notices, bon de commande, instructions et procédures
- Instruire un dossier et maîtriser les délais
- Planifier des activités en vue de réaliser un projet ou une mission
- Prioriser une activité, une tâche selon les délais ou objectifs fixés
- Gérer le budget fournitures
- Gérer une relation usager
- Coopérer avec un groupe, une équipe
- Détecter une difficulté, une erreur, un dysfonctionnement et alerter sur une situation à risque
- Rendre compte
- Résoudre un problème
Aptitudes :
- Aisance orale et rédactionnelle
- Capacité à travailler dans l'urgence
- Capacité à travailler en équipe
- Conscience professionnelle et disponibilité
- Discrétion professionnelle
- Faire preuve d'adaptabilité, de flexibilité et de polyvalence
- Faire preuve de civilité et sens de l'écoute
- Sens du service public
- Ponctualité, assiduité
Profil et compétences requises :
- Bac Pro secrétariat ou plus et/ou connaissance dans le domaine de l'habitat et du logement
- Expérience confirmée en gestion administrative
Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, des principes des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire et règles de la communication orale et écrite
- Maîtrise de gestion administrative, des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Tableaux de bord, de suivi de gestion et indicateurs
- Connaissance de la réglementation sur les régies d'avances et de recettes
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de l'environnement administratif, institutionnel et politique
Compétences techniques ou savoir-faire :
- Mettre en forme un document, rédiger un compte rendu simple, courrier, notices, bon de commande, instructions et procédures
- Instruire un dossier et maîtriser les délais
- Planifier des activités en vue de réaliser un projet ou une mission
- Prioriser une activité, une tâche selon les délais ou objectifs fixés
- Gérer le budget fournitures
- Gérer une relation usager
- Coopérer avec un groupe, une équipe
- Détecter une difficulté, une erreur, un dysfonctionnement et alerter sur une situation à risque
- Rendre compte
- Résoudre un problème
Aptitudes :
- Aisance orale et rédactionnelle
- Capacité à travailler dans l'urgence
- Capacité à travailler en équipe
- Conscience professionnelle et disponibilité
- Discrétion professionnelle
- Faire preuve d'adaptabilité, de flexibilité et de polyvalence
- Faire preuve de civilité et sens de l'écoute
- Sens du service public
- Ponctualité, assiduité