Gestion financière, technique et administrative des dossiers du Service des Sites Extérieurs
1. Budget et Comptabilité :
1.1 Opérations budgétaires
- Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord budgétaires.
- Apporter son expertise à l'élaboration stratégique budgétaire.
- Établir et mettre à jour les tableaux de suivi des crédits par enveloppe budgétaire et par opération, et ventiler les crédits dans Grand Angle (GDA).
- Suivre l'exécution des commandes via des tableaux de planning et relancer les prestataires si nécessaire.
1.2 Opérations Comptables
- Gérer la comptabilité des investissements des 30 collèges, de Magny-Cours, et de la Cité des Présents, et du fonctionnement lié au chauffage.
- Vérifier les devis, factures, et création des acomptes sur les marchés (bons de commande, travaux, etc.).
- Engager les dépenses et effectuer la liquidation via le logiciel GDA.
2. Marchés Publics : Marchés Travaux, accords-cadres, marchés à bons de commande
- Veiller à la bonne procédure de gestion des marchés publics en conformité avec la réglementation.
- Rédiger les documents administratifs liés aux marchés, tels que lettres de commande, bons de commande, ordres de service, les états d'acomptes de décompte généraux, calculer les révisions de prix, les pénalités, retenues de garantie et procès-verbaux de réception.
- Utiliser le logiciel GDA pour la mise à jour des documents, actes spéciaux (DC4, etc).
3. Assistance Technique :
- Fournir un soutien technique aux équipes internes et aux partenaires externes sur les aspects liés aux investissements.
- Participer à l'élaboration et à la révision des plans pluriannuels d'investissement.
4. Activités Administratives :
- Gérer administrativement et financièrement les dossiers sinistres en collaboration avec les assureurs, entreprises, experts et autres services (Direction Education Jeunesse Enseignement Supérieur, Service Marchés, Service Finance, etc.).
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers.
- Participer aux réunions administratives pour optimiser le fonctionnement du service.
- Suivre les propriétés des collèges (parcelles, bâtiments, etc.).
- Assurer la permanence téléphonique.
Connaissances / compétences techniques :
- Marchés publics,
- Réglementation en vigueur : code de la commande publique,
- Instruction, suivi et gestion administratif et technique des dossiers des marchés publics
- La comptabilité
- Utilisation du logiciel Grand Angle et Excel
Savoir- être / posture professionnelle :
- Savoir communiquer, animer, informer, avec les usagers, élus, et collègues
- Capacité à former les agents
- Capacité à gérer les priorités,
- Rigueur dans la gestion des dossiers,
- Sens du travail en équipe avec tous les agents de la direction et en transversalité,
- Qualités relationnelles avec les différents intervenants : les responsables des établissements, les agents des différentes directions de la collectivité et les élus, les professionnels de la construction externes à la collectivité,
- Qualités d'analyse et de synthèse,
- Force de propositions et capacité à rendre compte,
- Intérêt pour l'innovation
- Qualité rédactionnelle
**
Informations diverses
Pas de NBI
Pas de fonction d'encadrement
Supérieur hiérarchique : chef de service
Véhicule de service : oui - véhicules du pool
Logiciels utilisés : pack LibreOffice, internet, intranet, messagerie Zimbra, frais de déplacement, Grand Angle, SIS Marchés
Pointage de l'agent obligatoire
Pas de possibilité de temps partiel
Télétravail : oui - 1 jour / semaine
Connaissances / compétences techniques :
- Marchés publics,
- Réglementation en vigueur : code de la commande publique,
- Instruction, suivi et gestion administratif et technique des dossiers des marchés publics
- La comptabilité
- Utilisation du logiciel Grand Angle et Excel
Savoir- être / posture professionnelle :
- Savoir communiquer, animer, informer, avec les usagers, élus, et collègues
- Capacité à former les agents
- Capacité à gérer les priorités,
- Rigueur dans la gestion des dossiers,
- Sens du travail en équipe avec tous les agents de la direction et en transversalité,
- Qualités relationnelles avec les différents intervenants : les responsables des établissements, les agents des différentes directions de la collectivité et les élus, les professionnels de la construction externes à la collectivité,
- Qualités d'analyse et de synthèse,
- Force de propositions et capacité à rendre compte,
- Intérêt pour l'innovation
- Qualité rédactionnelle
**
Informations diverses
Pas de NBI
Pas de fonction d'encadrement
Supérieur hiérarchique : chef de service
Véhicule de service : oui - véhicules du pool
Logiciels utilisés : pack LibreOffice, internet, intranet, messagerie Zimbra, frais de déplacement, Grand Angle, SIS Marchés
Pointage de l'agent obligatoire
Pas de possibilité de temps partiel
Télétravail : oui - 1 jour / semaine