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1. Responsable des salles communales - ASTREINTES
• Gestion de la salle des fêtes EHL :
o Réservations
o Organisation des visites de la salle pour les locataires potentiels.
o Transmission de la convention de location et de la charte à l’occupant.
o Réalisation de l’état des lieux d’entrée et de sortie.
o Gestion des titres de location (caution + avance + solde).
o Mise à disposition de vaisselle et autre matériel.
o Gestion des astreintes liées à l’utilisation de la salle.
o Coordination avec l’agent d'entretien de la salle pour garantir sa propreté et son bon état
o Gestion de la maintenance générale de la salle.
o Création des accès via le logiciel SALTO
• Gestion des autres salles communales (réservation, entretien, suivi administratif).
2. Accueil physique et téléphonique
• Accueil des administrés et visiteurs, orientation vers les services compétents.
• Réponse aux demandes téléphoniques, prise de messages et gestion des sollicitations diverses.
3. Gestion des courriels
• Réception, traitement et redirection des courriels entrants.
• Gestion de la communication électronique au sein du service.
4. Gestion administrative des ressources humaines
• Mise en ligne des offres d'emploi sur les plateformes.
• Suivi du processus de recrutement, de l'entrée à la sortie des agents : gestion des candidatures, déclaration URSSAF, rédaction du contrat, attestation France Travail…
• Élaboration de la paie et des documents relatifs à la rémunération.
• Gestion des pointages, congés et absences des agents.
• Déclaration assurance statutaire / CPAM / CDG74 / ticket restaurant
• Rédaction des actes administratifs liés à la gestion des ressources humaines (arrêtés, contrats, etc.).
• Suivi des carrières des agents (évolution de grade, changements de statut, etc.).
• Suivi des visites médicales des agents.
• Gestion des formations professionnelles.
5. Responsable des dossiers de subventions
• Montage des dossiers de subventions pour les projets municipaux.
• Suivi administratif, comptable et financier des subventions.
• Veille à la conformité des dépenses et au respect des échéances.
6. Gestion du Réseau de Chaleur RCU
• Contact privilégié des abonnés.
• Gestion de la maintenance.
• Suivi des réclamations.
• Gestion de la facturation RCU.
• Vérification et suivi des encaissements et paiements.
7. Gestion du cimetière
• Suivi administratif de la gestion du cimetière municipal : attribution des concessions, suivi des demandes d’inhumation etc…
• Coordination des interventions liées à l'entretien du cimetière.
8. Gestion du stationnement sur la commune
• Attribution des macarons de stationnement.
9. Régisseur suppléant
• Remplacement du régisseur principal en cas d'absence.
• Suivi des recettes et des dépenses liées à la régie.
10. Communication
• Externe : création et publication de contenus (photos, textes, vidéos) pour informer les administrés sur les événements, actualités et projets locaux (site Internet de la commune / Facebook / Instagram)
• Interne (mail/ WhatsApp/ asana)
11. Veille juridique générale
Compétences et qualités requises :
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissance des procédures administratives et de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique territoriale.
• Connaissance des finances publiques souhaitée.
• Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Capacités relationnelles, esprit d’équipe et sens de l’accueil.
• Discrétion et confidentialité dans le traitement des informations sensibles.
• Autonomie et capacité à gérer plusieurs missions simultanément.
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire Générale et sous la responsabilité fonctionnelle du Maire et des élus par délégation.
Le service administratif est composé de 2 agents et de la Secrétaire Générale .
Possibilité de pérenniser le poste après la période de CDD.