Postée il y a 7 heures
Missions
Sous l'autorité directe de la directrice opérationnelle et développement, au sein d'une équipe de 8 personnes, vous avez en charge diverses missions administratives en propre et venez en support de vos collègues du service sur un certain nombre de points.
A ce titre :
- Vous gérez, en lien avec la directrice, les candidatures de la SIABA aux appels d'offres :
- Constitution des pièces, mise en forme de la réponse, dépôts des dossiers sur les plateformes
- Suivi de l'instruction, gestion des compléments d'information ou documents demandés.
- Vous gérez les contrats et les avenants :
- Création des dossiers et rédaction des contrats et suivi des signatures
- Diffusion aux personnes concernées et mise à jour des tableaux de suivi.
- Vous gérez les honoraires :
- Gestion de la facturation et du tableau de suivi
- Dépôts sur CHORUS et diffusion au service comptable
- Suivi des règlements et des relances, bilans mensuels.
- Vous gérez les subventions :
- Suivi des demandes et gestion des appels de fonds
- Suivi du tableau des dépenses pour chaque subvention et relations avec les collectivités.
- Vous assurez pour la vie du service :
- L'organisation des réunions de service (réservation de salle, préparation des documents utiles, mise à jour du tableau de suivi des opérations.)
- La gestion des plannings des congés, des commandes de fourniture
- La gestion des courriers des chargés d'affaires et de la directrice et plus généralement toutes tâches administratives liées à l'activité du service.
Profil
De Formation BAC+2, DUT/BTS (Gestion d'entreprise, Assistanat de direction) idéalement avec une première expérience dans une entreprise de bâtiment, un service technique (bailleur, collectivité...) ou un bureau d'étude ou d'architecte.
Rigoureux, très organisé et autonome, vous avez par ailleurs :
- Une très bonne maitrise de Word, Excel et Power Point
- De vraies qualités rédactionnelles
- Une vraie capacité à travailler en équipe
- Le sens du client
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.