Secrétaire Polyvalent (e) - CDI

Les missions du poste

I – LE POSTE

• Titre : Secrétaire polyvalent (e)
• Département : MJM GRAPHIC DESIGN PARIS
• Hiérarchie : Direction

II. LA FINALITE

• Le/la Secrétaire polyvalent (e) joue le rôle de liaison entre l’entreprise et nos partenaires. Il/elle a pour principale mission la gestion administrative dans la mesure où il/elle traite, rédige et archive les documents, plus précisément les lettres et autres correspondances d’entreprise.

III. LES DIMENSIONS DU POSTE

• Il/elle doit absolument faire preuve d’une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service.

• La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale.

• Il/elle est un élément de l’entreprise qui possède un excellent sens de l’équipe et qui dispose d’une forte aisance téléphonique.

IV.L’ORGANISATION

• Il/elle lui est demandé (e) à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes.

• Son travail représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de l’entreprise de par sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence.

V- LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Assure l’accueil physique et téléphonique et le traitement des mails
• Oriente les personnes selon leur demande et gère les prises de RDV
• Suivi des dossiers étudiants et transmissions des informations au service commercial et pédagogique
• Etabli et enregistre les billets de retard des étudiants et les justificatifs d’absence
• Etabli et passe les commandes des fournitures de bureau
• Imprime et classe les feuilles de présence des intervenants
• Enregistre les offres de stages et d’emploi
• Assure les tâches administratives
• Effectue un reporting auprès du N+1 de manière ponctuelle

VI. RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE

• Interne

• La Direction pour le reporting, l’accompagnement et la stratégie de l’entreprise.
• Les commerciaux pour les échanges de bonnes pratiques, la fluidité des informations au sein de l’équipe.
• Les services supports : Comptabilité, Pédagogie, Informatique…

• Externe

• Entreprises
• Futurs étudiants
• Fournisseurs

VII. FORMATION ET EXPERIENCE

• Formation initiale

Minimum BAC+2

• Expérience professionnelle

Minimum 1 an d’expérience

VIII. PROFIL

• Connaissances techniques / métier

• Maîtriser l’outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l’environnement WEB
• Formation secrétariat

• Compétences

• Aisance relationnelle
• Savoir organiser et planifier ses activités
• Savoir rester courtois en toutes circonstances
• Supporter la pression d’un rythme de travail effréné
• Sens du service

• Temps de Travail : Temps Plein - 39h

IX. AVANTAGES ENTREPRISE

• Titres restaurant
• Mutuelle employeur familiale
• La participation aux bénéfices