Évaluer le besoin et proposer des préconisations en amont de l'évènement.
Identifier et recenser le besoin notamment à travers de la fiche opérationnelle d'évènement. Déterminer les moyens nécessaires (techniques, audiovisuels, logistiques, RH, restauration) et la nécessité ou non de faire appel à des prestataires extérieurs.
Prise en compte des aspects et contraintes de l'événement en lien avec les services accueil et sécurité. Réaliser les repérages.
Assurer l'interface avec l'ensemble des parties prenantes internes et externes. Préconiser et rédiger un budget et un rétroplanning.
Concevoir, organiser l'évènement et rendre compte de son exécution.
Choisir et coordonner les prestataires en lien avec la cheffe de service et son adjointe. Vérifier et contrôler les prestations rendues.
Superviser les aspects logistiques, scéniques, audiovisuels et techniques en lien avec les équipes du service et les prestataires. Animer, diffuser l'information et assurer la coordination des équipes mobilisées.
Être l'interlocuteur privilégié de l'ensemble des utilisateurs internes et externes. Assurer le rôle de référent de terrain des utilisateurs et des services impliqués (accueil, sécurité et protocole notamment) lors de la tenue des manifestations.
Mesurer et suivre les actions événementielles
Renseigner les plannings, tableaux de bords et outils de pilotage et de suivi d'activité du service. Être force de proposition et contribuer à la mise en place de procédures visant à améliorer la qualité du service rendu.
Élaborer, gérer et analyser les enquêtes de satisfaction et en assurer le reporting. Être force de proposition sur l'évolution des outils et matériels évènementiels, notamment en matière audiovisuel et technique.
Contribuer à la gestion administrative
Contribuer à la rédaction et au suivi de l'exécution de marchés publics du service. Contribuer au suivi de l'exécution budgétaire.
- Bac + 3 ou 4 ou expérience significative sur l'organisation logistique d'évènement ou du spectacle(régisseur général dans le secteur évènementiel).
- Capacité à travailler avec des agences évènementielles et des prestataires spécialisés. Connaissance des règles de sécurité ERP.
- Notions relatives au fonctionnement des collectivités locales, la commande publique et les finances locales.
- Maitrise des techniques événementielles : vidéo, son, lumière, scénographie.
- Maitrise des logiciels bureautiques (Pack Office).
- Dynamisme, esprit d'équipe.
- Autonomie, sens de l'organisation, polyvalence, adaptation, esprit d'initiative et d'analyse. Réactivité et gestion du stress.
- Capacité à rendre compte, à diffuser l'information et à accompagner les parties prenantes.
Vous assurez la préparation et l'organisation d'événements. Prendre en charge la coordination technique et logistique d'événements récurrents et exceptionnels