Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels: informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Traiter les demandes de logistiques; décès, particuliers, associations, services internes.
Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service ( courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
- Consultation fournisseurs
- Passation de commandes en outillages, plantes et fourniture diverses.
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques: vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service ( bons de commande, notes de services, PV de travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les planning de congés du service, récup et d'autres.
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
- Gestion des heures supplémentaires, astreintes et autorisation circuler
- Suivis et enregistrements des courriers (arrivée et départ)
- Pallier aux absences des collèges ainsi que dans leurs tâches administratives
Savoir :
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
Savoir-faire :
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
Savoir-être :
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalent
- Dynamisme
- Motivation
L'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondantes dans le service, direction ou pôle souhaités. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité de gestion de données du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).