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ACTIVITES PRINCIPALES :
1. Pôle Direction :
· Accueil physique et téléphonique, prise de rendez—vous, tenue de l'agenda des Chefs d'Etablissement
· Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux
· Planification de réunions
2. Pôle Administratif familles / élèves :
· Gestion administrative (certificats de scolarité et de radiation, bourses ...)
· Gestion et suivi des inscriptions élèves (via internet), participation aux entretiens d’inscriptions
· Affectations des élèves post 3èmes, remontée des effectifs dans logiciel SIECLE, inscription et suivi DNB
· Préparation de la rentrée scolaire
· Gestion et suivi des aménagements spécifiques élèves (PAP, PPS)
· Gestion et suivi des sinistres / accidents des élèves
3. Pôle administratif enseignants / rectorat
· Gestion des sorties et des voyages pédagogiques
· Lien avec le Rectorat dans la gestion des enseignants (entrée, contrat, sortie…)
4. Pôle communication
· Gestion de l'information et de la communication auprès des parents, des enseignants, des services internes et des instances
· Soutien à l’APEL : infos et communication familles
5. Pôle comptabilité
· Collaboration avec le service comptable : suivi et relance des factures familles ; contentieux des impayés
CONNAISSANCES ET COMPETENCES :
· Excellente expression orale et rédactionnelle, maîtrise des règles de l’orthographe
· Expertise des techniques de gestion administrative et de secrétariat, et maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, si possible Charlemagne)
· Maîtrise des modes de communication
· Analyse et gestion des demandes d'information
· Capacité d'organisation, rigueur, autonomie
· Aptitude à travailler en équipe
· Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement scolaire.
· Des aptitudes à analyser et synthétiser sont nécessaires pour réussir dans cette mission.
SAVOIR-ETRE :
· Discrétion, sens de la confidentialité
· Bon relationnel
· Bonne adaptation au changement
L’Institution Bayard, ensemble scolaire comprenant une école de 260 élèves et un collège de 450 élèves, est un établissement catholique sous contrat d’association avec l’Etat.
Depuis 190 ans il s’attache à faire vivre les principes énoncés dans son projet éducatif initial : être une école ouverte et accueillante, développer le vivre et travailler ensemble, accompagner le développement personnel de l’enfant.
En s’appuyant sur les valeurs humanistes qui les animent – écoute, respect, tolérance, solidarité, confiance mutuelle, sens de l’engagement – tout en gardant exigence et rigueur, les adultes de l’établissement, enseignants et personnels OGEC, ont à cœur d’aider chacun de nos jeunes à grandir et à poursuivre son chemin vers son projet professionnel et de vie.