Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel F/H

Les missions du poste

Mission :

La chargé(e) de gestion administrative aura pour mission de réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et ressources humaines de la plateforme RaDiCo

Activités :

• Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion
• Organiser les achats (réception des devis, bons de commande, réception des factures et mise en paiement), suivre les marchés liés à la plateforme RaDiCo ; adapter les procédures d’achat selon la politique en vigueur de nos tutelles,
• Préparer les contrats et les conventions,
• Organiser les missions (déplacements) et le remboursement des états de frais afférents ; Assurer le suivi des paiements
• Coordonner les aspects logistiques de la structure
• Mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, notamment l’actualisation des tableaux de bord dans les domaines RH et financiers. Identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels...) pour l’organisation des réunions
• Assurer le suivi des dossiers RH : préparer les dossiers de recrutement et de renouvellement en lien avec la chargé administrative et financière de l’unité et les services de la délégation régionale.
• Rédiger des procédures et documentation support aux activités
• Mettre en place des actions de communication en interne et en externes
• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité de la plateforme
• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activités

Connaissances :

• De l’organisation, du fonctionnement et des circuits administratifs de l’Inserm, des Universités et des hôpitaux publics ;
• Des statuts des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche ;
• Des règlementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics ;
• De l'anglais oral et écrit ;
• Du Pack Office (en particulier WORD et EXCEL).

Savoir-faire :

• Maitriser l’utilisation des outils de gestion financière et comptable de l’Inserm ;
• Elaborer et rédiger des notes d’information, des documents de synthèse… ;
• Aider la Direction dans ses prises de décisions, planifier des actions, estimer les besoins en moyen pour l’équipe ;
• Analyser, expliquer et faire appliquer les textes règlementaires dans le contexte de la structure (RH, finances, achats)
• Concevoir et produire des tableaux de bord ;
• Maitriser la gestion des priorités, en particulier en situation d’urgence

Aptitudes :

• Bonne expression écrite et orale
• Bon relationnel
• Sens de l’organisation
• Autonomie et rigueur
• Esprit d'équipe
• Force de proposition
• Confidentialité

Diplôme :

Licence en gestion

RaDiCo (Rare Disease Cohorts, www.radico.fr)

RaDiCo est un programme coordonné par l’Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (Inserm). Il a bénéficié d’une aide de l’Etat, gérée par l’Agence Nationale de la Recherche (ANR) au titre du programme « Cohortes » des Investissements d’Avenir. Sa mission principale est d’organiser le recueil, à des fins de recherche, de données phénotypiques sur des patients atteints de maladies rares. Selon la question scientifique posée et la maladie étudiée, les patients participent à une étude de cohorte d’envergure nationale et/ou européenne, dont l’objectif peut être :

•  de mieux décrire l’histoire naturelle de ces maladies,
• d’établir des corrélations phénotype-génotype,
• d’élucider leur physiopathologie,
• d’identifier de nouvelles cibles thérapeutiques,
• d'évaluer leur impact médico-économiques,

L’impact de RaDiCo sera :

• l’amélioration des pratiques médicales et des politiques de santé publique, orientées par les nouvelles connaissances générées ;
• la stimulation de la coopération scientifique dans le domaine par la généralisation de normes et standards nationaux et internationaux
• la contribution à l’innovation et de la compétitivité européenne au travers de partenariats public-privé portant sur les cohortes mises en œuvre.