Get Carrières recrute pour l'un de ses clients, une grande entreprise spécialisée dans le génie mécanique et électrique et intervenant dans des domaines exigeants tels que l'aéronautique, le spatial, et la défense. Actuellement impliquée dans l'ingénierie électrique du Grand Paris, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif travaux pour accompagner les équipes projet.
Le poste est basé aux Rueil-Malmaison (92500)
1. Gestion administrative des projets
Préparer, suivre et archiver les documents contractuels liés aux affaires (contrats, avenants, bons de commande, factures).
Maintenir à jour les bases de données documentaires (ex. : GED, outils internes).
Suivre les indicateurs de performance et rédiger des tableaux de bord pour le suivi des projets.
2. Coordination avec les parties prenantes
Gérer les échanges administratifs avec les maîtrises d'oeuvre, co-traitants, sous-traitants et prestataires.
Organiser et suivre les demandes administratives pour les interventions sur chantier (accès, habilitations, autorisations).
Assurer le relais des informations entre le Responsable de Projet, les Chargés d'Affaires et les parties externes.
3. Gestion des démarches qualité et conformité
Veiller à la conformité des dossiers administratifs (contrôles qualité, certifications, audits internes).
Vérifier et suivre les documents techniques et réglementaires nécessaires (attestations, rapports de tests, etc.)
4. Logistique et organisation
Assurer la gestion des plannings des réunions de chantier, comités de pilotage et points d'avancement.
Préparer les salles et les supports pour les réunions (ordre du jour, présentations, compte-rendu).
5. Support opérationnel et communication
Rédiger des courriers, notes de service et comptes-rendus de réunions.
Assurer un rôle de soutien auprès des Chargés d'Affaires et Conducteurs de Travaux.
Participer au suivi budgétaire des projets : vérification des factures.
Gérer les appels et courriels, en priorisant les urgences et en relayant les demandes importantes.
Votre profil
Diplômé(e) en secrétariat ou gestion administrative, vous justifiez d'une expérience réussie à un poste similaire, idéalement dans le domaine du génie électrique, BTP ou ingénierie.
Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se), et disposez d'un excellent sens de la communication.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et avez une bonne capacité à gérer les priorités.
Une expérience en gestion des marchés publics ou privés est un plus.
Votre profil
Diplômé(e) en secrétariat ou gestion administrative, vous justifiez d'une expérience réussie à un poste similaire, idéalement dans le domaine du génie électrique, BTP ou ingénierie.
Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se), et disposez d'un excellent sens de la communication.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et avez une bonne capacité à gérer les priorités.
Une expérience en gestion des marchés publics ou privés est un plus.