Gestion comptable
Réception, contrôle, classement et archivage des pièces comptables (factures, pièces dématérialisées, lien avec les gestionnaires)
Préparation, saisies et émissions des mandatements et titres de recettes (transferts dématérialisés et matérialisés, imputations par section tarifaires), en lien avec la TPM et la Direction des finances
Suivi des états de remboursements inter-établissements et émission des opérations comptables correspondantes
Saisie des mouvements de crédits budgétaires internes (virements de crédits) sur le logiciel de comptabilité
Facturation et suivi de l'aide sociale : paramétrage du dossier, calcul du reste à charge et des ressources, suivi des encaissements et versements, facturation en lien avec les services du Conseil Départemental
Suivi et facturation des dotations du Conseil Départemental et de l'ARS, en lien avec les arrêtés budgétaires
Suivi de la nomenclature M22, des fonctionnalités logicielles et des interfaces CHORUS et HELIOS
Tenue de la régie d'avances et de recettes et des cartes achats
Suivi des engagements, préparation et gestion des écritures comptables de clôture d'exercice
Préparation, mandatement et suivi des éléments de paie
Elaboration et suivi des tableaux de bord
Gestion de l'activité administrative
Gestion du courrier et des messageries : tri, classement, archivage, diffusion et suivi (en lien avec le secrétariat du CIAS notamment)
Gestion de la bureautique, rédaction et suivi des actes administratifs : décisions, contrats, délibérations, courriers , tableaux de bord, compte-rendus, notes, procédures, affichage...
Gestion des dossiers administratifs des résidents : inscriptions, mises à jour des listes d'attente, admissions, suivi des contrats de séjour et mise à jour des dossiers, archivage, suivi des transports UPHA, mise à jour des agendas transports et sorties et réservations des repas, des salles et des véhicules
Suivi des dossiers d'aide sociale des résidents (constitution et paramétrage des dossiers, suivi des versements et des prélèvements, calcul du reste à charge…)
Gestion et suivi des dossiers du personnel, en lien avec la direction, la DRH et le CIAS (suivi des arrêtés, diffusion des actes et décisions, diffusion interne…)
Suivi des offres d'emploi et des stages
Accueil et orientation du public
Accueil physique et téléphonique
Information, prise en compte et orientation des demandes du public vers les personnes ou services concernés (information procédures d'inscription, filtrage et orientation des intervenants médicaux et paramédicaux, des prestataires et fournisseurs, du personnel et des familles)
Aide des résidents et des familles dans les démarches administratives
Divers
Réception des marchandises et signature des bons de livraison, en lien avec les gestionnaires,
Commandes des fournitures bureautiques et diverses, en lien avec les gestionnaires et la direction
Gestion de l'agenda de la direction
Profil type recherché :
Une personne méthodique, rigoureuse et autonome, avec une capacité à gérer des tâches administratives et comptables tout en étant sensible à l’aspect humain et relationnel du cadre d’un EHPAD.
Formation et profil de base :
Diplôme requis : BTS Assistant de direction ou diplôme équivalent.
Domaine de compétences : communication, secrétariat, gestion budgétaire et comptable, outils informatiques. 🖥️
Compétences nécessaires :
Outils et techniques :
Techniques de communication et de secrétariat.
Maîtrise des principes budgétaires et comptables appliqués à un EHPAD (ex. : M22, paie, facturation des aides sociales).
Utilisation efficace des outils informatiques (bureautique, logiciels métiers).
Production administrative :
Rédaction et mise en forme de documents administratifs selon des processus définis. 📄
Passation et gestion des écritures comptables en lien avec l’exécution budgétaire.
Utilisation des logiciels comptables et bureautiques (Excel, Word, logiciels spécifiques).
Communication et gestion de l’information :
Transmission claire des informations. 📢
Capacité à gérer efficacement la relation avec divers interlocuteurs (direction, résidents, familles, partenaires externes). 🤝
Qualités relationnelles :
Excellentes aptitudes à l’accueil et à la communication, associées à un respect strict des obligations de discrétion et de confidentialité.
Esprit d’équipe pour collaborer efficacement avec différents services.
Organisation et gestion :
Capacité à gérer simultanément de nombreuses tâches (polyvalence et rigueur).
Esprit de synthèse et capacité à prioriser, dans une perspective de responsabilité et de fiabilité.
Disponibilité étendue ⏰ :
Être prêt(e) à intervenir au-delà des horaires habituels, selon les besoins du service ou des urgences.
Polyvalence et gestion des priorités :
Répondre efficacement à de multiples sollicitations tout en restant concentré(e) sur des tâches précises (saisie, enregistrement, suivi administratif).
Maintenir un haut niveau de rigueur et d’organisation, même en situation de forte demande 📈.
Vous aurez pour mission d'assurer, dans le respect du projet d'établissement et des procédures établies, l'accueil du public et la gestion administrative et comptable de l'établissement en lien avec la direction.