Accueil physique et téléphonique du public et des familles :
- Accueil et information au service du public et des agents
- Recevoir, traiter et rediriger les appels et les messages téléphoniques
- Recevoir les clients, les renseigner ou les orienter
- Faire le lien entre les agents et les usagers
- Renseigner les agents sur les questions administratives et comptables
Tâches administratives :
- Effectuer la saisie et le suivi de courriers (mise en forme, transmission)
- Gérer des dossiers administratifs des agents
- Création et suivi du dossier individuel
- Contrôler les plannings élaborés par la directrice,
- Assurer la saisie et le suivi du compteur temps, des frais de déplacement
- Mettre à jour les données administratives dans les logiciels de soins et comptables
- Mettre à jour le tableau d’informations sur les patients
- Procéder à l'indexation, au classement et à l'archivage de documents
- Réaliser la sauvegarde informatique des documents 3 fois / semaine
- Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
- Coordonner l’organisation des formations (listing, feuilles de présences, convocations)
- Effectuer les démarches administratives auprès de la préfecture, des mairies
Comités syndicaux du SIVU
- Convocation des membres du SIVU
- Saisie et envoi des délibérations et PV des délibérations,
- Suivi du cahier des délibérations
Tâches comptables
- Saisir les données de comptabilité générale et enregistrer les écritures comptables
- Renseigner les déclarations fiscales (mensuelles, trimestrielles, Déclaration Annuelle des Données Sociales,...)
- Suivre les éléments de la trésorerie : vérification des frais généraux et des factures, ...
- Collecter les éléments d'activité du personnel et préparer les éléments de la paie
- Saisir les factures de fonctionnement et investissement
- Saisir et comptabiliser les soins infirmiers et pédicures dans le logiciel de soins
- Assister la direction dans la préparation du budget et du compte administratif
Qualifications nécessaires :
Avoir un niveau BEP comptabilité. Le niveau Bac Pro est recommandé
compétences techniques :
- Utilisation de logiciels de gestion comptable (Berger Levrault : e-paie, Gestion Financière)
- Maîtrise d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
- Comptabilité générale :
o Comprendre un plan comptable
o Savoir gérer les immobilisations
o Savoir lire un compte de résultat
o Savoir gérer un budget
o Savoir enregistrer les factures
o Connaître les obligations et droits en matière de cotisations
- Gestion administrative du personnel
o Techniques de secrétariat
o Modalités d'accueil
compétences relationnelles/personnelles
- Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative
- Rigueur : organisation et méthode
- Gestion du temps
- Confidentialité des informations traitées
- Communication : sens relationnel
- Assurer la fonction d’accueil physique et téléphonique
- Gérer les dossiers administratifs et assurer le traitement comptable