Assistant de Gestion Hi H/F

Les missions du poste

Hybrid

Agency :
Havas Media International

Job Description Summary :
Nous recherchons un collaborateur qui assure la saisie et le suivi des devis d'un portefeuille impliquant : saisie des devis des campagnes média, coordination de la facture client, rapprochement des factures, coordination avec les services comptables, etc.

Job Description :

QUI SOMMES-NOUS ?

Havas International est le hub international d'Havas Média, l'un des plus grands groupes de communication au monde. Ce département est en charge du management, de la coordination et de l'implémentation des campagnes média de grands annonceurs tels que Hermès, Meetic, Le Parlement Européen, Capgemini, BNPP, etc. C'est aussi et surtout + de 80 collaborateurs issus du monde entier, et tous animés par cette passion commune de la communication internationale. Une entité agile et à taille humaine qui jongle entre conseil, stratégie des moyens, coordination, et implémentation sur l'ensemble des médias qu'ils soient offline ou digitaux.

MISSION

Nous recherchons un collaborateur qui assure la saisie et le suivi des devis d'un portefeuille client impliquant :
- La saisie des devis des campagnes média
- La coordination de la facturation client
- Le rapprochement des factures scannées avec les bons de commande pour valider le paiement fournisseur
- La coordination avec les services comptables internes, les fournisseurs et les experts/traders
- La mise en place de procédures nécessaires pour minimiser les délais de validation des pièces fournisseur
- Une attention particulière à l'application des procédures liées aux spécificités client

RESPONSABILITES

Saisie des Devis
- Saisie des devis sur l'ensemble du portefeuille client
- Interface avec les équipes experts achats et les départements finance et comptabilité
- Exploitation de la base de données gestion Devis
- Extraction des statistiques, suivi des investissements clients, points clients

Gestion des factures

Vérification de la bonne réception des factures fournisseurs (régies) et suivi des écarts
- Mettre en forme un état des pièces en attente de validation par département, en contrôler la cohérence et la communiquer aux chefs de groupe/responsables de pôles experts
- Envoi de ces états auprès des acheteurs pour animer des réunions hebdo autour d'un compte rendu
- Envoi de ces états auprès des régies pour réclamation des pièces non reçues
- Prendre toutes les mesures nécessaires à la résolution des écarts dans les meilleurs délais (y compris la modification des devis si validé avec Expert ou Responsable gestion expert)

Coordination avec l'équipe comptable et les régies
- Assurer l'interface entre les experts achat et la comptabilité fournisseur dans le flux de facturation
- Assurer l'interface avec les régies dans le traitement des litiges

Traitement des spécificités clients (Mandat/Non Mandat, TVA)

L'achat d'espace est très réglementé en France et la gestion de ces achats pour nos clients, à la fois en France et à l'international, implique deux types de gestion qui nécessitent une attention et une vigilance très particulière.

Contrôle interne sur :

La mise à jour des devis

La facturation client

La coordination avec le recouvrement client et les relances

FORMATION, COMPETENCES ET APTITUDES RECHERCHEES
- Bac +2 / Bac +3
- Organisé, méthodique et rigoureux
- Autonome
- Anglais écrit
- Maîtrise d'Excel
- Adaptation rapide à de nouveaux outils informatiques
- Bon relationnel (fournisseurs + équipes internes)
- Suivi scrupuleux des procédures en place

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
- Nos Clients : Des marques prestigieuses avec des problématiques passionnantes, le tout dans une collaboration souple et de confiance permettant de développer de grands projets autour des médias.
- Le développement avant tout : Nous avons à coeur de faire évoluer nos talents. L'apprentissage et le développement personnel et professionnel sont au coeur de nos préoccupations.
- Un Village et une culture uniques : Au-delà des locaux accueillants et vivants, de la flexibilité grâce au Télétravail, le Village Havas ce sont des événements et des conférences pour se développer en pro mais aussi en perso avec des interventions inspirantes sur le métier ou encore de la philosophie, des projections, des ateliers et plein d'autres choses ! Média, Créa, Entertainment, Digital, Consulting, sont autant de métiers hébergés au même endroit permettant des ponts permanents entre disciplines, pour notre plus grand bonheur, et celui de nos clients !

Vous rejoindrez une entreprise garantissant l'égalité des chances et valorisant la diversité.

#LI-AP1

Contract Type :
Permanent

Here at Havas across the group we pride ourselves on being committed to offering equal opportunities to all potential employees and have zero tolerance for discrimination. We are an equal opportunity employer and welcome applicants irrespective of age, sex, race, ethnicity, disability and other factors that have no bearing on an individual's ability to perform their job.