Missions :
• Encadrer et manager l’unité état-civil/recensement, mairies de quartier, élections / l’unité vie associative et politique de la Ville / l’unité des cimetières / l’unité relation à l’usager (accueils, guichet unique, recensement de la population, courrier et gestion relations usagers),
• Veiller à la qualité de l’accueil physique et téléphonique des usagers,
• Gérer les quatre cimetières de la Ville et le suivi de la délégation de service public liée au crématorium,
• Encadrer et manager l’équipe de la Maison France services de La Garenne.
Principales responsabilités :
• Encadrement direct des responsables d’unités, des agents en charge des élections et de l’assistant du service,
• Supervision du management des unités du service,
• Gestion du budget du service,
• Gestion de l’accueil du public dans un objectif de renforcer la qualité d’accueil,
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins électoraux,
• Organisation de la collecte annuelle de recensement de la population,
• Suivi de l’aménagement et du taux d’occupation des cimetières,
• Gestion de la délégation de service public liée au crématorium,
• Contrôle de la bonne application de la règlementation relative à ses domaines d’intervention,
• Développement et suivi d’indicateurs d’activité du service,
• Veille sur les pratiques extérieures relevant de ses domaines d’intervention,
• Développement d’une vision prospective prenant en compte l’évolution des attentes des usagers et des rites funéraires,
• Organisation des cérémonies annuelles de citoyenneté
• Coordination des opérations annuelles de tirage au sort des jurys criminels
• Organisation et suivi des opérations annuelles de recensement de la population,
• Suivi de la mise en place du guichet unique d’accueil de l’Hôtel de Ville et d’Agglomération,
• Suivi de l’organisation de la mission en lien avec le courrier (tournée, gestion, …),
• Suivi de la gestion relation usager au travers de l’application métier dédié.
Relations fonctionnelles :
• En interne avec :
Les élus en charge des différents domaines d’intervention,
Les autres services de la collectivité.
• En externe avec :
La Préfecture, le Tribunal Judiciaire, le Ministère des affaires étrangères, l’INSEE, la Police Nationale,
Les autres mairies,
Les usagers,
Les entreprises de pompes funèbres,
Le délégataire gestionnaire du crématorium.
• Savoirs faire :
Management de personnels,
Bonne connaissance de la règlementation relative aux domaines d’intervention (notamment droit civil, électoral et funéraire),
Capacité d’analyse, de synthèse et de suivi d’indicateurs,
Gestion budgétaire et financière,
Connaissance des démarches qualités,
Qualités rédactionnelles.
• Savoirs être :
Sens de l’accueil,
Diplomatie,
Rigueur et organisation,
Disponibilité.
Service d’affectation :
• Direction Proximité et prévention
• Pôle Services à la population
• Agent placé sous la responsabilité du directeur Proximité et prévention
Contraintes et difficultés :
• Intervention sur un large champ de compétences avec un nombre importants d’agents
• Possibilité de travailler le samedi
• Gestion de situations difficiles avec les usagers