La Communauté de Communes Estuaire et Sillon recherche un.e assistant.e administratif.ve accueil collectif petite enfance et sports.
Définition :
Au sein du service petite enfance composé de 4 multi accueils petite enfance : 80%
- Apporter une aide permanente à la responsable du service petite enfance, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
- Assister la responsable du service dans la gestion d'un ensemble de ressources et de moyens financiers, en transversalité avec les services supports (secrétariat général, comptabilité, technique, RH, communication)
Au sein du service sports : 20%
- Assister la directrice des services à la population dans la gestion administrative des gymnases intercommunautaires
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
Pour le service petite enfance :
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion de la messagerie générique du service.
- Suivi des affaires et dossiers administratifs relatifs aux activités et projets de l'accueil collectif petit enfance (0/3 ans).
- Gestion budgétaire des crèches : bons de commande et d'engagements, imputation, facturation, suivi des RAR et rattachements, suivi des dépenses du service, aide à la construction budgétaire N+1.
- Suivi administratif :
- Gestion des demandes stagiaires ;
- Suivi des demandes de places en crèches ;
- Suivi des déplacements des agents des crèches ;
- Suivi des heures et des déplacements des agents du Pool ;
- Suivi des réservations et demandes du modulaire de la Chapelle Launay ;
- Assistanat auprès des crèches : badges, impression de documents, etc .
- Gestion de l'arborescence numérique du service.
ACTIVITES SPECIFIQUES OU OCCASIONNELLES
Pour le service petite enfance :
- Organisation et planification des réunions en concertation avec les responsables et les élus de référence.
- Préparation administrative et suivi des réunions et commissions du service (réunions de direction, CAP, .)
- Suivi des ateliers de la petite enfance (bisannuel) : inscriptions, des enquêtes de satisfaction, organisation logistique.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
Pour le service sports :
- Accueil téléphonique et physique des usagers des gymnases communautaires.
- Gestion de la messagerie générique du service.
- Réalisation et suivi des plannings d'occupation des gymnases communautaires, en lien avec les associations sportives, les établissements scolaires et les communes (conventions d'occupation, gestion des demandes et événements, badges, .).
- Organisation et planification des réunions de bilan annuelles.
- Préparation administrative et suivi des réunions et commissions du service (bilans, CACS, .).
- Suivi administratif et financier des conventions de fonctionnement avec le Département et la Région pour l'utilisation des équipements sportifs par les établissements scolaires.
SITUATION FONCTIONNELLE
- Rattaché(e) à la direction des services à la population et placée sous la responsabilité directe de la responsable petite enfance et de la directrice des services à la population.
CONDITIONS D'EXERCICE
- travail en bureau.
- Déplacements ponctuels vers autres locaux de la collectivité.
- Rythme de travail lié aux pics d'activités des services petite enfance et sports.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
- Grande disponibilité.
MOYENS TECHNIQUES
- Progiciels spécifiques (outils office, BilletWeb, Rozoh, Abélium .)
- Technologies de l'information et de la communication.
- Téléphone, photocopieur.
AUTONOMIE ET RESPONSABILITES
- Relative autonomie dans l'organisation du travail.
- Missions définies, suivies et évaluées par la responsable petite enfance.
- Relais d'informations vers les services rattachés à la direction des services à la population, les directions opérationnelles et la direction générale.
Experience: 12 Mois
Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 12 Mois
Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.