Les missions du poste
Vous assurerez le suivi administratif, organisationnel et documentaire des projets en cours, en collaboration étroite avec les Responsables Travaux et les équipes opérationnelles.
Vous jouerez un rôle clé dans la gestion, la coordination et l’archivage des documents liés aux différentes phases des travaux, dans le respect des procédures de la Démarche Qualité Travaux.
Vos principales responsabilités :
Gestion administrative et documentaire :
- Ouverture, gestion et suivi du classement des documents selon la Démarche Qualité Travaux.
- Classement et pointage des dossiers Marchés en fonction du listing des pièces.
- Mise à jour et archivage des documents sur le serveur interne ou la plateforme GED.
- Suivi des échanges de mails, diffusion des informations et mise en copie des Responsables pour traçabilité.
Suivi pendant la phase d’étude :
- Assurer la collecte et l’organisation des documents liés à l’étude de dossier.
- Participer à la préparation des documents nécessaires à l’analyse et au lancement des travaux.
Coordination pendant la phase travaux :
- Prendre connaissance et organiser le traitement des courriers entrants et sortants.
- Scanner, diffuser et classer les documents après validation par les Responsables.
- Rédiger et diffuser les courriers selon les consignes des équipes travaux.
- Suivre et renseigner les tableaux de suivi des demandes d’agréments entreprises, avec relances pour les documents manquants.
CR de chantier et annexes :
- Renseigner et mettre en forme la trame des comptes rendus de chantier (incluant les annexes et la PG).
- Diffuser les comptes rendus par mail aux parties prenantes.
- Tenir à jour les tableaux de suivi des demandes spécifiques (agréments, réponses aux courriers, etc.).
Suivi financier :
- Renseigner et mettre à jour les tableaux financiers (devis, situations, OS).
- Préparer les certificats de paiement après validation des situations par les Responsables.
Gestion pendant la phase de fin de chantier :
- Participer à l’établissement des listes de réserves (OPR, Réception) et à leur suivi, notamment via des outils numériques (tablettes).
- Préparer la trame des PV de réception et suivre leur diffusion.
- Effectuer les relances nécessaires pour le traitement des réserves et le suivi PA.
- Renseigner les outils de suivi des DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés) et assurer leur classement final.
Compétences et qualités requises :
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion documentaire (GED, ERP).
- Connaissance des processus administratifs et de gestion dans le secteur des travaux.
- Compétences en rédaction et mise en page de documents professionnels.
Qualités personnelles :
- Rigueur et sens de l’organisation pour gérer efficacement les priorités.
- Autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes, tout en assurant une communication fluide avec les équipes.
- Proactivité et réactivité face aux demande.
- Capacité à travailler en équipe et à respecter les échéances.
Formation et expérience :
- Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
- Une expérience préalable dans un poste similaire, idéalement dans le secteur du BTP ou des travaux, est un atout.
- Conditions de travail
- Poste basé à PANTIN (93)
- Environnement de travail dynamique, nécessitant une interaction régulière avec les équipes internes et les partenaires externes.
Type de contrat : CDI
Rémunération : selon le profil
Type d'emploi : CDI
Statut : Cadre
Rémunération : 30 000,00€ à 40 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Lieu du poste : En présentiel
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