Patrice Ranson Consulting recrute pour l'un de ses clients : Assistant(e) administratif(ve) BTP
Mission Principale de l'Assistant(e)
ACCUEILLIR ET TRAITER LES DEMANDES DES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
-Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur
-Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats
ORGANISER ET ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ENTREPRISE OU DE L'ACTIVITE
-Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, ...)
-Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage
-Saisir numériquement les documents administratifs,
-Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, .)
Compétences transverses
PARTICIPER AU SUIVI ADMINISTRATIF DES CHANTIERS
-Préparer les déclarations et autorisations (agrément sous-traitants, vérifications des éléments administratifs.) nécessaires à la mise en oeuvre du chantier
-Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier
-Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager
-Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise
-Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés
-Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier
-Établir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les procédures internes
-Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais
-Ré-agencer ses priorités en fonction des informations reçues (mails, téléphone, oral)
-En relation avec les agences intérim et les conducteurs de travaux.
-Suivi des fiches heures des ouvriers et employés
Qualités
-Rigueur
-Autonomie
-Organisation et méthode
-Adaptabilité
-Relationnel
Diplôme et Expérience requise
- BTS assistant PME.
- Expérience requise 5 ans
- AUTOCAD si possible,
- Maîtrise du pack office
Cette fiche de poste n'est pas exhaustive. D'autres missions en rapport avec le poste de Directeur de travaux et liées à la gestion de l'entreprise peuvent être demandées
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 30 000,00€ à 32 000,00€ par an
Horaires : Du lundi au vendredi - Travail en journée
Experience: 5 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gestion administrative de chantier,Comptabilité BTP
Langues: Anglais souhaité,Français exigé
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Experience: 5 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gestion administrative de chantier,Comptabilité BTP
Langues: Anglais souhaité,Français exigé
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.