Postée il y a 6 jours
Rejoindre le CSTB, c'est rejoindre une communauté composée de plus de 1000 collaborateurs experts au service de ses clients, de ses partenaires et de l'intérêt général avec pour ambition d'anticiper les bâtiments et la ville de demain, pour améliorer la qualité de vie des usagers. Nos activités clés sont axées autour de la recherche, de l'expertise, de l'évaluation, de la certification, des essais et de la diffusion de connaissances. Depuis 1947, nous accompagnons les acteurs dans l'innovation et la progression de la qualité et de la performance des produits, ouvrages, systèmes et services.
Rejoindre le CSTB, c'est également rejoindre un employeur engagé, signataire de la Charte de la diversité, qui valorise le travail de chacun et qui s'engage en faveur de l'égalité professionnelle et de l'intégration des travailleurs handicapés. Grâce à ces actions, nous sommes classés parmi les 500 meilleurs employeurs de France d'après la revue économique Capital.
Alors, prêt(e) à rejoindre l'aventure CSTB ?
La direction Edition Formation du CSTB est à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Gestion en CDD pour une durée de 6 mois sur son site de Champs-sur-Marne (77).
Vous aurez pour missions :
Assurer la gestion administrative et le support logistique pour la Direction :
Gestion du courrier et des documents administratifs : rédaction, réception, tri, gestion des courriers sortants internes et externes, signature, expédition, classement et archivage
Gestion des appels, des agendas, des rendez-vous et de l'accueil des visiteurs pour le responsable ou les membres de la Direction Editions Formations.
Gestion des missions et logistique : gestion des déplacements, des notes de frais, des réservations de salles, de la restauration et des véhicules
Gestion du planning des congés des membres de la Direction
Gestion des fournitures : prise en charge des commandes de fournitures
Assistance dans la gestion de l'unité documentaire de la DEF (Qualité)
Secrétariat : réalisation de diverses tâches de secrétariat sur demande
Assurer la gestion des dépenses et le suivi des opérations de la Direction :
Gestion des demandes d'achats et suivi des dossiers de la commande jusqu'à la facturation : contrôle des dossiers sous marché public, suivi des livraisons, création des entrées de marchandises, suivi des paiements, gestion des litiges de facturation
Mise à jour des tableaux de gestion pour assurer le suivi des dépenses de la direction et permettre le suivi budgétaire par le directeur
Gestion des contrats formateurs : rédaction, envoi et suivi des réceptions en collaboration avec la division Ingénierie et Service de Formations
Assistance à l'Assistante de Direction dans la gestion des statistiques du chiffre d'affaires de la direction
Gestion courante : réalisation de diverses tâches de gestion sur demande, telles que la réalisation des notes de facturation interne, la saisie des temps dans SAP
Assistance dans la gestion de l'activité Editions : déclaration des ouvrages à la Bibliothèque nationale de France, gestion des autorisations de reproduction entrantes et sortantes, et diffusion en interne et en externe des informations sur la parution de nos nouvelles publications/éditions
De formation type Bac +2/Bac +3 vous avez déjà une expérience de 3 ans minimum dans la fonction d'assistante de gestion.
Vous avez une bonne communication orale et écrite.
Vous avez le « Sens client » vis-à-vis des clients internes et de la relation fournisseurs, Réactivité, Organisation / Méthode / Polyvalence, Esprit d'équipe, Sérieux / Discrétion / Ecoute / Attention.
Maîtrise Pack Office Excel, Word, PPT, + SharePoint
Connaissance SAP
De formation type Bac +2/Bac +3 vous avez déjà une expérience de 3 ans minimum dans la fonction d'assistante de gestion.
Vous avez une bonne communication orale et écrite.
Vous avez le « Sens client » vis-à-vis des clients internes et de la relation fournisseurs, Réactivité, Organisation / Méthode / Polyvalence, Esprit d'équipe, Sérieux / Discrétion / Ecoute / Attention.
Maîtrise Pack Office Excel, Word, PPT, + SharePoint
Connaissance SAP