Mission 1 :
Accueil physique et téléphonique
o Accueillir tous types de publics
o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
o Gérer les boîtes génériques
o Réceptionner les messages
o Comprendre, identifier et reformuler la demande
o Gérer le flux et la file d’attente
Mission 2
Information et orientation
o Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
o Transmettre un premier niveau d’information
o Informer sur les prestations et dispositifs
o Délivrer les dossiers d’instruction et pièce à fournir aux administrés
o Gestion des envois des dossiers
o Prise de rendez-vous dans le cadre des permanences
o Renseigner les demandeurs sur le fonctionnement et l’organisation du CCAS, des associations, institutions publiques et privées
o Identifier et rechercher le service et/ou organisme compétent dans chaque situation
o Mettre en relation les correspondants
o Communiquer les supports d’information
o Vérifier la complétude des dossiers instruits
o Assurer une veille sociale
Mission 3 :
Instruction des demandes d’aides et prestations du CCAS
o Assurer l’inscription des administrés aux différents dispositifs du CCAS
o Traiter les demandes d’aides sociales légales et facultatives
o Aider à la complétude des dossiers administratifs en fonction de chaque situation jusqu’à la décision
o Assurer la domiciliation de la première demande à la remise de courrier
o Instruction des dossiers de regroupement familial et visite de conformité
o Gestion des demandes de logement social
o Vérifier la conformité des procédures administratives et sociales
o Réaliser des travaux de bureautiques
o Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives
o Prendre des notes et mettre en forme des documents
o Rechercher, diffuser des informations
o Saisie informatique des données des dossier
o Mettre sous pli le courrier
o Trier, classer, archiver
o Participer à la réflexion de création d’outil d’information, aménagement du lieu, animation thématique….
o Participer aux différents ateliers mis en place en faveur des seniors
o Proposer des outils d’information et d’orientation
o Analyser et tenir des statistiques via le logiciel métier
Mission 4 :
Accompagnement administratif en collaboration avec le travailleur social
o Assurer l’ensemble des démarches nécessaires à l’avancée des dossiers
o Gestion et suivi des dispositifs relatifs à l’insertion, à la prévention des expulsions
o Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
o Rechercher, synthétiser et diffuser des informations
o Elaborer un recueil de données
o Aider à rédiger des documents administratifs
o Accompagnement dans la saisie en ligne des demandes d’ouverture de droits
o Restituer les demandes d’aides présentées en commission interne
• Connaissance du cadre institutionnel et juridique de l'action sociale et des dispositifs sociaux.
• Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de base du secrétariat
• Connaître les techniques d'accueil physique et téléphonique
• Aptitude au travail en équipe
• Capacité d’écoute et d’adaptation
• Gestion émotionnelle face aux situations d’agressivité et de détresse
• Disponibilité et discrétion
• Autonomie dans le respect du niveau hiérarchique
• Devoir de confidentialité et de réserve
• Neutralité, objectivité, impartialité
• Respect des horaires, de la continuité du service public et de la laïcité
Contribuer et participer aux divers évènements et/ou manifestations du CCAS
Flexibilité horaires demandée à titre exceptionnel (manifestations ponctuelles)
37 heures
Lundi au jeudi de 8h30 à 17h00
Vendredi 8h30 à 16h30
Action de prévention, de développement social et d’accès aux droits sur la commune en lien étroit avec les institutions publiques et privées.
Sous la responsabilité de la directrice du CCAS
Mission principale du poste : Accueil, information et accompagnement des administrés dans les démarches administratives et traitement des demandes d’aides