Postée il y a 11 heures
• Organisation et planification des réunions et rendez-vous :
- Agendas, interface avec les services concernés, organisation des permanences du Maire
- Organisation des astreintes et permanences des élus, transmission en interne et vers l’extérieur
• Accueil téléphonique et physique :
- Filtrage et transmission des messages
- Accueil des rendez vous
• Activités bureautiques et budgétaires :
- Gestion et traitement courriers et courriels :
Gestion du courrier du Maire et du Directeur de cabinet pour enregistrement
Gestion et traitement des courriels reçus pour le « Cabinet », « le Maire », « Elus »,
Remise en forme des courriers et discours
- Gestion des fichiers :
Création, mise en forme et mise à jour du fichier contacts « Cabinet »
- Gestion et suivi du budget
Responsabilité de la régie d’avance du Cabinet, préparation du budget prévisionnel, commandes, bons d’engagement
• Organisation de la vie professionnelle de l'élu :
- Dossiers de la Communauté d’agglomération Plaine Vallée (CAPV) :
Gestion et préparation des dossiers de la CAPV avant chaque instance paritaire, commission, bureau communautaire et conseil communautaire auxquels participe le Maire, 5ème vice-président
- Préparation de l’agenda journalier du Maire :
En lien avec les services et la Directrice de cabinet constitution du fonds de dossier
• Suivi des projets et activités sous l’autorité du Cabinet :
- Réception des nouveaux habitants – Présence obligatoire :
Recensement des nouveaux habitants via les DIA, les bailleurs, les agences immobilières, rédaction et envoi des courriers.
Préparation et organisation de l‘accueil et de la réception (réunion de coordination avec les services communication, techniques, fêtes et cérémonies)
Constitution des dossiers (en lien avec le service Communication, la Direction de l’Action Culturelle et le cinéma) à destination des nouveaux habitants.
- Vœux du Maire
Préparation des listings (environ 2300), organisation et coordination de la mise sous plis, envois aux personnalités, comptabilisation des réponses.
- Elections municipales et nationales – Présence obligatoire :
Contacts téléphoniques avec les bénévoles/assesseurs pour la constitution des bureaux de vote, collecte des informations des différents services pour organisation : denrées alimentaires, transport par les services techniques selon besoin, gestion des résultats après dépouillement des différents bureaux de vote, suivi toutes les 2 heures du taux de participation
- Commémorations nationales - Présence obligatoire :
Organisation, courriers, envois des invitations et interface avec les services techniques, Communication, Fêtes et Cérémonies pour les événements suivants :
Cérémonie du 8 mai, Appel du 18 juin, Ravivage de la Flamme (juillet), Dernier dimanche d’août (libération de la Ville), 11 novembre, 5 décembre,
- Journée de la Femme (8 mars) – Présence obligatoire :
Recherche et choix du cadeau (fabriqué par des femmes pour des femmes), négociation tarifaire, suivi du budget, interface avec la DRH, organisation de la livraison, emballage cadeau et distribution avec le Maire
- Manifestations ponctuelles :
Prix de la Ville de Saint Gratien (Hippisme), passation de commandement des pompiers, inaugurations liées directement au Cabinet ….
En termes de savoir-être :
* Autonomie
* Disponibilité
* Discrétion impérative
* Gestion du stress
* Organisation
* Réactivité
En termes de savoir-faire :
* Très bonne Maîtrise des différents outils bureautiques (word ; excel)
* Très bonne Maîtrise de la langue française (écrite et orale)
* Capacités rédactionnelles
Au sein du Cabinet, sous l’autorité de la Directrice de Cabinet, l’assistante apporte une aide permanente à la Directrice de Cabinet et au Maire en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.