Missions :
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
Renseignement et orientation du public
Instruire et élaborer les actes d’état civil (naissance, mariage, décès, pacs)
Assurer la tenue administrative des registres
Gestion et suivi des cimetières
Remplacer ponctuellement l’assistante du Maire.
Instruire et élaborer les actes d’état civil :
Etablir les différents actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, pacs, changement de nom, changement de prénom)
Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, attestations d’accueil, etc…)
Contrôler l’authenticité des attestations fournies
Préparation et célébration des mariages et baptêmes civils (régulièrement le samedi)
Assurer la tenue administrative des registres :
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Rédiger des mentions et des courriers
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Gestion et suivi des cimetières :
Accueil des familles endeuillées
Gestion des contrats de concessions, enregistrement dans le logiciel ETERNITE.
Gestion de la bonne tenue des inhumations en lien avec les opérateurs funéraires.
Mise en œuvre des opérations des reprises de concessions.
Veille juridique.
Accueil physique et téléphonique :
Accueil du public avec amabilité
S’exprimer clairement et reformuler la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en relation les correspondants
Adapter son intervention aux différents publics
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Renseignements et orientation du public :
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Orienter vers les services compétents
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Remplacer ponctuellement l’assistante du Maire :
Enregistrement des courriers destinés aux différents services
Traitement des courriels
Compétences :
Qualité d’accueil et d’écoute, bonne présentation, maîtrise de l’environnement territorial, maîtrise de la réglementation état civil, et funéraire.
La connaissance des logiciels CIRIL, ETERNITE et SIECLE serait un plus.
A la faveur d’un départ en retraite, le pôle accueil, élections et état civil recrute un ou une officier d’état civil chargé(e) plus particulièrement du service funéraire et de la gestion administrative des cimetières.