Tenue des agendas partagés, et préparation de dossiers pour le Directeur Général et les deux Directeur, Directrice Généraux Adjoints/es, accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs,
Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de nombreux acteurs,
Gestion du courrier entrant et sortant de la Direction Générale (orientation, enregistrement, diffusion, suivi des réponses, contrôle des circuits de validation et d’expédition),
Rédaction de courriers, mails, comptes-rendus de réunions,
Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus, documents divers,
Organisation des espaces numériques de travail de la Direction Générale : disques réseaux, fichiers partagés, arborescence, plan de classement,
Soutien à l’organisation et préparation avec les Directeurs/rices Généraux des différentes instances : bureaux, commissions, réunions des DGS des communes, réunions des Chefs/fes de service, séminaires, points hebdomadaires avec le Président et/ou les Vice-Présidents/es …,
Animation d’un groupe des Assistants/es de Direction sous le pilotage de la Secrétaire Générale, avec partage des bonnes pratiques (organisation fichiers (GED), procédures administratives, chartes courrier, nommage des fichiers),
Classement, archivage, gestion des fournitures de la Direction Générale,
Suivi budgétaire des crédits de la Direction Générale.
Activités complémentaires
Suivi administratif de projets coordonnés par la Direction Générale et le Secrétariat Général (missions et projets transverses),
Participation à la définition de procédures de travail transversales,
Participation à l’organisation de l’architecture numérique de travail : espaces collaboratifs, dématérialisation de circuits et de procédures.
Aptitudes requises :
Formation Bac+2 : BTS Assistant/e de Direction ou équivalent,
Expérience confirmée dans des fonctions similaires,
Connaissance de l’environnement territorial indispensable : une expérience en Etablissement Public de Coopération Intercommunal (EPCI) est souhaitée,
Maîtrise de l’informatique, et pratique des nouveaux outils numériques (Office 365, Teams, SharePoint, OneDrive, …).
Vos qualités :
Sens de l’organisation : anticipation, planification, respect des délais,
Qualités rédactionnelles,
Autonomie, savoir rendre compte,
Esprit d’initiative,
Esprit d’équipe, sens du travail en transversalité,
Discrétion et confidentialité.
Poste basé à Draveil jusqu’à l’installation du futur siège à Yerres.
Placé/e sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assurerez les missions suivantes :
Assistanat de direction des membres de la Direction Générale : Directeur Général des Services et deux Directeurs Généraux Adjoints, afin d’optimiser la gestion de leur activité,
Organisation et fonctionnement en binôme : poste basé à l’annexe (Draveil),
Prise en charge de suivi de dossiers et/ou d’événements spécifiques.