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Activités principales :
Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu du secrétariat général, du service fêtes – cérémonies et communication
- Suivre les demandes des élus et des différents services.
- Gérer l’organisation des fêtes et vin d’honneur
- Rédiger divers documents (courriers, mails, comptes-rendus, rapports, …).
- Mettre en forme divers documents (courriers, notes, mails, …).
- Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées.
- Classement, archivage.
Réalisation de travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Vérifier la conformité des procédures administratives
Préparer les documents de suivi des décisions administratives
Rappeler des informations importantes au DGS et aux élus
Etablir une relation de confiance avec le cadre ou l’élu
Suivi des projets et activités du service
Préparer et assurer le suivi du conseil municipal
Transmettre les délibérations et les actes de la commune à la Préfecture
Bulletin municipal
Assistance administrative du directeur général des services
Gérer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Ainsi que toutes tâches et missions nécessaires au bon fonctionnement du service
Autonomie et responsabilité :
Autonomie dans l’organisation du travail
Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
Relations fréquentes avec les élus
Relative autonomie dans l’organisation du travail
Garant de l’image des personnes qu’il assiste
Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
Les erreurs d’exécution peuvent avoir des incidences sur le fonctionnement de la collectivité et entraîner la responsabilité administrative et pénale de l’agent
Champ des relations du poste :
Travail en équipe au sein du service
Relations avec l’ensemble des services
Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du service
Contacts directs et échanges permanents avec le cadre ou l'élu qu’il assiste
Relations ponctuelles avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations éventuelles avec la population
Difficultés, spécificités et contraintes du poste :
Risques liés au poste :
- Travail sur écran (> à 4H par jour).
- Utilisation régulière d’un clavier et d’une souris.
Savoir (connaissances théoriques nécessaires) :
Techniques et outils de communication
Règles de base d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
Instances de décision de la collectivité
Procédures administratives
Savoir-faire (maitrise, méthode, outils) :
Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
Logiciels de bureautique
Fonctionnement de l’Internet et de l’intranet
Savoir être (aspects comportementaux, relationnels, humains) :
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Sens des relations humaines
Capacité d’adaptation
Sens de l’innovation
Définition :
Apporte une aide permanente aux élus et au DGS en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers
Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
Le positionnement du poste dans l’organigramme :
Poste rattaché à la direction générale des services
Responsable hiérarchique direct : la DGS
Travail en bureau
Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu’il assiste
Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre ou de l'élu auprès desquels il travaille
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité