Un poste d'adjoint administratif F/H à temps complet (60 % secrétariat Direction des Ressources Humaines / Direction des Services de Soins Infirmiers et 40 % secrétariat Service de Santé au Travail) sera à pourvoir le 3 février 2025 à la Direction des Ressources Humaines.
Missions secrétariat DRH / DSSI :
- Accueil physique
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Gestion des agendas DRH / DSSI
- Réception et tri du courrier
- Traitement et suivi des ordres de missions ponctuels et permanents
- Rédaction et diffusion de notes d'information et de service
- Gestion de la réservation de véhicules pour la DRH
- Planification et gestion de réunions
- Commande et suivi des fournitures de bureau
- Gestion de l'accueil des élèves stagiaires en lien avec les IFSI, France Travail, la Croix Rouge, la Mission locale et les cadres des services : réception et suivi des conventions, commande de tenues professionnelles, ouverture des accès informatiques.
- Secrétariat DRH et DSSI
Missions secrétariat Service de Santé au Travail :
- Accueil physique
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Gestion des dossiers médicaux des professionnels
- Gestion de l'agenda du médecin du travail
- Planification des rendez-vous pour les agents des EHPAD extérieurs en lien avec les secrétariats
- Réception et classement de courriers
- Gestion des ordonnances, fiches de suivi.
- Retranscription des visites médicales dans le logiciel CHIMED
- Archivage de dossiers
Rattachement hiérarchique : Directrice des Ressources Humaines
Relations fonctionnelles principales :
- Directrice des soins
- Médecin du travail
- Infirmière de santé au travail
- Professionnel(le)s de l'établissement
- EHPAD extérieurs
Savoir-faire/compétences associées :
- Etre rigoureux et méthodique
- Savoir identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Savoir rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
- Savoir évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Qualités requises :
Rigueur et sens de l'organisation
Capacités d'autonomie, capacités à rendre compte de son activité et respect des procédures
Appétence pour le travail en équipe
Devoir de réserve, confidentialité
Conditions de travail :
Horaires de journée, de lundi au vendredi, possible entre 8h00 et 18h00
35 heures hebdomadaires organisées en 37 heures 30 - 15 RTT
Poste ouvert à la RQTH.
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.