Postée il y a 24 heures
Vous êtes rattaché(e) à la Direction de CCI Formation et placé(e) sous la responsabilité de son responsable.
** Prise de poste immédiatement **
Vos missions :
- Assister la direction du centre de formation y compris pour l'accueil des visiteurs et des clients
- Assurer plus généralement un fonctionnement cohérent de l'organisation administrative et comptable de CCI Formation
Pour cela, vous réaliserez notamment les actions suivantes :
1/. En comptabilité / administration des ventes :
- Gestion comptable / suivi budgétaire du Pôle Formation
- Réception, validation du service fait, facturation commandes des Marchés Public et hors marchés
- Commandes formateurs et fournisseurs achat et vente
- Réalisation du Bilan Pédagogique et Financier
- Coupure comptable entre 2 exercices
- Gestion des impayés et recouvrement clients
- Mise à jour de tableaux de suivi internes
- Utilisation des outils disponibles pour effectuer ces suivis (Qualiac, Chorus Pro, Ammon, Vitae, .)
- Interface avec le Service Comptabilité de la CCI Régionale
2/. En administratif / commercial :
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs et des clients
- Assurer des contacts commerciaux à distance et, accessoirement, en déplacement
- Assister la responsable du Centre de Langues et le Service École de l'Entreprise
- Suivi et Gestion administrative des dossiers intervenants du Centre de Formation, préparation des contrats, contrôle
des factures, mise à jour des tableaux internes
- Gestion des renouvellements de certifications (SST, TOSA.)
- Travail en lien avec différents partenaires (France Emploi, Région, OPCO.), CCI France et CCI Régionale
- Certification Qualiopi : application des process définis de démarche qualité
- Suivi et gestion des dossiers formation sur le cycle administratif complet :
- Préparation et Gestion administrative des formations langues et Intra hors langues
- Enregistrement fichiers : contacts, inscriptions
- Planification des formations avec les formateurs et saisie sur logiciel « métier »
- Classement
- Gestion du planning d'entretien des locaux
- Réservation des salles
Horaires de bureau du lundi au vendredi avec des horaires flexibles.
Vous devez justifier d'une expérience comptable et une double connaissance avec une expérience dans le domaine de la formation continue.
Avantages : tickets restaurant - mutuelle - CE
Experience: 2 An(s)
Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.