COMMUNE DE SAINT ELOY LES MINES
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Contraintes horaires : service ouvert du lundi matin au samedi midi (planning par rotation)
Gestion des comportements difficiles à l’accueil
Présence les dimanches d’élections
Responsabilités liées à la délivrance des titres sécurisés (habilitation)
Rigueur exigée dans le cadre des missions d’état civil
RELATIONS INTERNES :
- agents et Directrice du service, Directeur Général des Services,
- relations quotidiennes avec les différents services de la commune,
- élus.
RELATIONS EXTERNES :
- Contact quotidien avec le public
- Agence Nationale des Titres Sécurisés, le CERT 42/43 pour l’instruction des CNI/PSP
- la préfecture du Puy-de-Dôme (élections, CNI/PSP, DR mobile, référent fraude)
- service état civil du Parquet,
- INSEE, ARS
- Archives départementales
- Contacts réguliers avec les organismes partenaires de la mairie
Filière : Administrative
Catégorie : C
Grade : adjoint administratif territorial
SAVOIRS :
connaître l’environnement de la collectivité
connaissances en état civil souhaitées
connaissance de l’environnement/tissu local appréciée
SAVOIR FAIRE :
- traitement de texte
- tableurs (utilisation basique)
- gestion de bases de données
- gestion d’agendas informatisés
- connaissance des logiciels métiers état civil et élection appréciée
SAVOIR ÊTRE :
- Sens de l’accueil, qualité d’écoute et amabilité
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Discrétion
- Rigueur
- Esprit d’équipe (3 agents)
- Polyvalence
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services et de la Directrice des Services à la Population
MISSIONS PRINCIPALES
- Accueil physique et téléphonique : renseignements de premier niveau, orientation du public, prise de messages
- Etat Civil : enregistrement et mise à jour des actes d’état civil (naissances, mariages, décès), reconnaissances avant et après naissance, procédures de changement de nom, de prénom(s), rectification d’erreur matérielle, délivrance de copies d’actes d’état civil, préparation des mariages et parrainages civils, enregistrement et suivi des PACS, délivrance et mise à jour des livrets de famille, recherches généalogiques.
- Enregistrement des demandes de Cartes Nationales d’Identité et de Passeports : renseignements, prise de rendez-vous, enregistrement des demandes et remise des titres.
- Elections : inscriptions sur liste électorale, préparation et organisation des élections, tenue des bureaux de vote.
- Gestion administrative du cimetière : renseignements, délivrance et suivi des concessions, délivrances des autorisations de travaux et d’inhumation/exhumation.
- Débits de boissons permanents : renseignement, enregistrement et suivi des licences.
- Recensement citoyen.
- Etablissement de la liste préparatoire départementale du jury d’assises.
- Gestion de planning et prise de rendez-vous (titres sécurisés, navette communale).
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES OU PONCTUELLES
Mise à disposition local passager (hébergement d’urgence)
Remise de clés (permanences sociales et juridiques)
Remise du courrier destiné aux personnes domiciliées auprès du CCAS
Préparation du courrier départ
Renseignements liés au cadastre (identification de parcelles, délivrance de relevés de propriété)
Délivrance de certificats de vie, légalisation de signature
Gestion et commande de fournitures spécifiques état civil (cerfas CNI/PSP, livret de familles, scellés…)
Récolement des archives communales
Enregistrement et suivi des dossiers de syndicats professionnels
Autorisations de stationnement taxis
MOYENS MIS A DISPOSITION
- Standard téléphonique
- Postes informatiques et logiciels métiers :
eGRC Berger-Levrault (élections, recensement, état civil)
ETERNITE (gestion du cimetière)
Dispositif recueil ANTS (CNI/Passeports)
Troov’Rdv (agenda rdv CNI/PSP)
Google Agenda (planning et gestion des rdv navette communale)