Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction dans nos bureaux basés à Saint Priest, CDI, Temps plein, 35h/semaine.
En charge de la partie administrative, vous effectuerez vos tâches en collaboration avec le directeur afin d'organiser et de faciliter la vie d'agence :
Tâches administratives :
- Gestion de l'accueil (téléphonique, physique), des visiteurs, des livreurs, du personnel
- Gestion du courrier : Envoi / Réception et ouverture du courrier
- Intégration des absences, des heures supplémentaires
- Gestion congés du personnel
- Gestion notes de frais du personnel et de la tva du directeur
- Gestion des indemnités de trajets
- Élaboration de documents clients (PPSPS, déclaration de sous-traitance / DC2/DC4.)
- Suivi de formation et demande de financement sur Constructys
- Rédaction de contrats de travail et des avenants
- Rédaction et envoi des courriers disciplinaires
- Veille au respect du contrat et des règles de la société
- Gestion des documents personnels et de l'affiliation mutuelle
- Déclenchement et transmission des convocations de visite médicale aux salariés.
- Effectuer l'accueil personnel des nouveaux embauchés : portable, applications diverses, fonctionnement interne)
- Gestion des arrêts maladies et des déclarations d'accidents du travail ou de trajet
- Fin de contrats du personnel sortant (ruptures conventionnelles / licenciement/ registre du personnel)
Tâches de gestions :
- Gestion de la flotte automobile
- Évènements de la société (fin d'année/ évènements boite pour cohésion sociale/ sortie été/ cadeaux fin d'année)
- Facturation et son suivi
Ce qu'on attend de vous :
Être très autonome, observer et faire preuve de vigilance dans la durée ;
S'intégrer dans l'équipe et être force proposition afin d'apporter de la cohésion ;
La rigueur, l'organisation et l'écoute active seront des atouts pour réussir.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Droit du travail,Gestion administrative du courrier,Législation sociale,Planification des tâches et gestion des priorités,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Autres travaux d'installation n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Droit du travail,Gestion administrative du courrier,Législation sociale,Planification des tâches et gestion des priorités,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Autres travaux d'installation n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.