Postée il y a 21 heures
Les Ateliers A+ ce sont plus de 100 collaborateurs, architectes, urbanistes, paysagistes, designers, ingénieurs, économistes, maîtres d'œuvres, producteurs de perspectives et de films partageant les mêmes locaux dans une dynamique d'échanges pluridisciplinaires.
Dans le cadre de la réorganisation du service administratif, les Ateliers A+ recherchent un(e) un(e) secrétaire - gestionnaire des services généraux pour rejoindre notre équipe de fonctions support.
Missions:
50 % du temps secrétariat polyvalent à l'accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assistance aux dirigeants (déplacements professionnels, agenda.)
- Gestion de la restauration des invités
- Gestion des photocopies et du classement, soutien aux équipes pour relier/plier les dossiers
- Gestion du courrier ainsi que des coursiers
- Gestion de la mise à disposition des salles de réunion
- Frappe et rédaction de courriers, diffusion des comptes rendus de réunion de chantier
- Suivi administratif des opérations de chantier
- Gestion des commandes de fournitures et réapprovisionnement
- Mise à jour des bases de données de contacts de l'entreprise
- Gestion des entreprises de maintenance du bâtiment
- Gestion du parc de véhicules/vélos
- Gestion des lignes téléphoniques
- Interface avec notre prestataire informatique
- Gestion des campagnes de courrier à l'aide du publipostage
- Gestion des réservations hôtels, avions, trains pour nos collaborateurs
50 % du temps Secrétariat - services généraux :
- Assistance à l'élaboration de contrats de maîtrise d'œuvre, d'avenants et de contrats de sous-traitance
- Renouvellement de dossiers administratifs
- Mise à jour de la bibliothèque de prix
- Mise à jour de la base de données de l'agence
- Paramétrage et facturation spécifique à chaque marché
- Paramétrage et facturation de la sous-traitance interne, refacturation entre les entités
- Suivi et relance des impayés
- Participation ponctuelle à l'élaboration des dossiers concours
- Relations avec les fournisseurs et entreprises de maintenance de l'ensemble des biens du groupe
- Tâches administratives (classement, réception d'appels, réservations, etc.)
- Gestion et suivi des achats
- Archivage des dossiers marchés
Compétences requises
Nous recherchons un(e) secrétaire - gestionnaire des services généraux, à l'aise avec les chiffres et Excel, ayant une bonne aisance rédactionnelle à l'écrit, faisait preuve d'un esprit débrouillard pour suivre l'ensemble des sujets de logistiques.
- Excel niveau avancé
- Word
- CHORUS
- A l'aise au téléphone
- Savoir travailler en équipe
- Envie de bien faire et de fluidifier le travail des équipes de production
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Le groupe A+ est composé de 93 collaborateurs, comprenant plusieurs entités spécialisées. Architectes, coordinateurs de travaux, économistes de la construction et ingénieurs partagent les mêmes locaux dans une dynamique d échanges pluridisciplinaires.
La maison mère montpelliéraine, en pleine expansion, se développe dans les domaines de la culture, du sport, de la santé, des bureaux, de l habitat, de l enseignement et de l urbanisme Sa signature architecturale se veut moderne et innovante.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Le groupe A+ est composé de 93 collaborateurs, comprenant plusieurs entités spécialisées. Architectes, coordinateurs de travaux, économistes de la construction et ingénieurs partagent les mêmes locaux dans une dynamique d échanges pluridisciplinaires.
La maison mère montpelliéraine, en pleine expansion, se développe dans les domaines de la culture, du sport, de la santé, des bureaux, de l habitat, de l enseignement et de l urbanisme Sa signature architecturale se veut moderne et innovante.