Postée il y a 13 heures
Pour cela,
Gestion de l’accueil physique et téléphonique du Guichet unique et du Pôle administratif :
- Vous accueillez, renseignez, conseillez et orientez le public sur toutes les questions relatives aux compétences et services du CCAS, de la Ville de Chartres, du CIAS de Chartres Métropole, de Chartres Métropole Habitat, de Chartres Métropole, de FILIBUS, de leurs délégataires et de l’ensemble des partenaires du Pôle Administratif.
- Vous vérifiez et planifiez les rendez-vous avec les services.
- Vous émettez et recevez tous les formulaires et dossiers de pré-inscription relatifs aux services des partenaires du Pôle Administratif.
- Vous remettez les CERFA, la documentation commerciale des partenaires du PADM et du Guichet unique.
- Vous réceptionnez le courrier destiné aux services et délégataires des collectivités ainsi qu’aux partenaires du Pôle Administratif.
- Vous réceptionnez pour enregistrement et restituez les objets trouvés sur le territoire de la Ville de Chartres.
- Vous réceptionnez des paiements et tenez des régies pour le compte de tiers des partenaires du Pôle Administratif.
Être référente des procédures :
- Vous maîtrisez les fiches de procédures établies.
- Vous assurez la mise à jour en lien avec les services concernés et vérifiez leur bonne application.
- Vous réalisez un rendu hebdomadaire au Chef de service.
Vous êtes titulaire d’un diplôme équivalent à un niveau expérimenté dans le domaine de l’accueil ou de l’administration. Vous possédez une expérience significative en gestion de l’accueil physique et téléphonique, idéalement dans un environnement public ou institutionnel.
- Vous maîtrisez les techniques d’accueil.
- Vous faites preuve de polyvalence en fonction de l’évolution du poste.
- Vous avez la capacité d’analyser les situations et les demandes formulées.
- Vous possédez un sens aigu de la communication.
- Vous êtes rigoureux et polyvalent.
- Vous faites preuve d’amabilité, de diplomatie, de tact, de patience et de maîtrise de vous.
- Vous assurez la discrétion professionnelle.
- Vous avez de solides qualités relationnelles et êtes disponible.
- Vous maîtrisez l’outil informatique et les techniques modernes de logistique et de communication.
- Vous savez travailler en équipe, dans un esprit de complémentarité et de solidarité.
- Vous êtes capable de rendre compte et d’alerter votre hiérarchie en cas de conflit.
Conditions d’exercice du poste :
Horaires variables selon les dispositions relatives à l’accueil physique et téléphonique, du lundi au samedi et selon les besoins du service.
Déplacements à prévoir.
La Ville de Chartres et Chartres Métropole ont mis en place le service Vie Citoyenne composé de 39 agents répartis en 4 pôles, un pôle FrontOffice chargé d'accueillir, renseigner et traiter les demandes des usagers, un pôle BackOffice chargé de l'état civil, des élections, du commerce, un pôle Courrier/Editique chargé de garantir le tri, la livraison et l’envoi du courrier ainsi que d’assurer la coordination des travaux de reprographie et un pôle Cimetière, pour l'aider dans ses missions, le service recrute par voie statutaire ou contractuelle, un
CHARGE D'ACCUEIL H/F
SERVICE VIE CITOYENNE
CATÉGORIE C – CADRE D’EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS - CONTRACTUEL
Vous jouerez un rôle essentiel dans l’accueil physique et téléphonique de l’ensemble du public. En tant que premier contact avec les usagers, vous constituerez la vitrine de l’ensemble des partenaires du Pôle administratif. Vous assurerez une réception efficace et professionnelle, contribuant ainsi à la satisfaction et à l’orientation des citoyens vers les services appropriés.