ACTIVITÉS PRINCIPALES
En fonction des périodes et des besoins, participation à la mise en place d’activités et projets ponctuels en lien avec le public scolaire (spectacles et sorties, animations culturelles…)
Participation à la continuité et à la qualité du service sur la pause méridienne en contribuant, au remplacement d’agents absents ou au renfort des équipes
Au sein du service Affaires Scolaires, la personne nommée sur ce poste a en charge les missions suivantes, réalisées en binôme avec un autre agent administratif :
Mission 1
- Accueil du public du lundi au vendredi (le jeudi fermeture au public), et certains samedis selon un calendrier établi par trimestre, pour toutes les démarches liées à la scolarité et/ou effectuées en mairie : inscriptions scolaires et demandes de dérogation, calcul du quotient familial, remise de fiches de renseignements en lien avec la restauration scolaire, les accueils du matin et du soir …
- Gestion administrative des dossiers correspondants, en lien avec les responsables de secteurs concernés et en relation avec les partenaires extérieurs à la collectivité (directions d’école, inspection de circonscription de l’Education Nationale…).
Mission 2
- Préparation, édition et vérification, sur la base des pointages réalisés par les équipes de terrain et en concertation avec les responsables des services/secteurs concernés, de la facturation des prestations péri- et extrascolaires : restauration scolaire, accueils du matin et du soir, accueils du mercredi et des vacances…
- En tant que régisseur principal,
perception des règlements effectués directement auprès de la mairie par les administrés selon tous les moyens de paiement prévus,
gestion des avances consenties aux services pour les dépenses autorisées sous cette forme (régies d’avances « Jeunesse et Sports », « frais divers »)
relations avec le service Finances et la Trésorerie de l’Isle-Adam
suivi des impayés, en particulier en lien avec le service Vie Sociale, pour repérer les familles en difficulté présentant des situations d’impayés et les inciter à effectuer les démarches nécessaires à l’étalement et la résorption de ces dettes
Mission 3
- Transmission des demandes en provenance des écoles aux responsables ou services concernés
- Diffusion d’information par courrier électronique ou via une navette « écoles » une fois tous les quinze jours
- etc…
Mission 4
- En appui aux responsables du Pôle Education Enfance Jeunesse, mission de secrétariat pour la gestion des réponses aux courriers des administrés et le suivi des Commissions et Comités liés aux domaines d’intervention du Pôle
- Gestion des archives du service
ACTIVITÉS SECONDAIRES
En fonction des périodes et des besoins, participation à la mise en place d’activités et projets ponctuels en lien avec le public scolaire (spectacles et sorties, animations culturelles…)
Participation à la continuité et à la qualité du service sur la pause méridienne en contribuant, au remplacement d’agents absents ou au renfort des équipes
Rigueur gestionnaire et sens de l’organisation
Discrétion et respect de la confidentialité
Qualités relationnelles, diplomatie et sens de l’accueil du public dans une logique de service à la population ; capacité de gestion/prévention des conflits
Aisance rédactionnelle
Aptitude à travailler en équipe et en transversalité avec d’autres services/secteurs
Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, progiciel de facturation Agora+)
Connaissance en gestion financière (régie de recettes et d'avances)
Permis B.
MISSIONS DU POSTE (Finalité du poste)
1. Accueil du public pour toutes les démarches liées aux inscriptions scolaires et périscolaires et gestion administrative des dossiers correspondants
2. Facturation des prestations et gestion des régies d’avances et de recettes rattachées au service
3. Relais d’information avec les directions d’école
4. Secrétariat
NATURE DU POSTE
Temps complet avec permanences certains samedis matin (en alternance ou en équipe avec d’autres agents du service).
Disponibilité ponctuelle le soir (secrétariat de réunions) et le weekend (manifestations associant le public scolaire)