Enjeux et objectifs du poste :
Participer aux côtés du Directeur à la définition d'une stratégie et mettre en oeuvre de manière opérationnelle les orientations de la collectivité en matière de communication protocolaire et évènementielle répondant au projet de mandature.
Piloter l'organisation de l'ensemble des évènements portés par la collectivité ou auxquels la collectivité participe ainsi que les visites officielles du Président.
Coordonner le déploiement et l'harmonisation de la visibilité de l'institution sur l'ensemble du territoire (infrastructures et événements) et garantir les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.
Piloter les activités et encadrer les équipes en veillant à la transversalité, la continuité et la qualité services rendus ; conseiller la direction sur des axes d'évolution relevant de son périmètre d'intervention.
Garantir et optimiser les moyens et les ressources du service en lien avec les fonctions ressources de la DGD et de la collectivité.
Missions principales :
Encadrement des équipes et des activités :
Définir et piloter le projet de service en lien avec la feuille de route départementale
Animer et mobiliser l'équipe autour du projet de Direction
Organiser, suivre et contrôler l'activité quotidienne, en fixer les priorités
Conseiller l'équipe dans leurs activités, harmoniser les méthodes de travail et accompagner aux éventuels changements
Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante auprès de l'équipe et de la hiérarchie
Gérer les ressources et les moyens humains, financiers, informatiques et logistiques du service
Assurer la gestion RH (suivi recrutement, formation, temps de travail, entretiens professionnels etc.) et assurer le développement des compétences
Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements et les situations de conflits
Piloter et suivre les tableaux de bord de l'activité et assurer la rédaction du rapport d'activité du service
Formuler des propositions sur l'ensemble des évolutions ou amélioration du service et des méthodes de travail.
Pilotage du protocole :
Elaborer la stratégie protocolaire découlant des orientations politiques
Superviser l'organisation des événements protocolaires portés par la collectivité (inaugurations, visites officielles du Président...)
Superviser le traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers en lien avec la chefferie de cabinet
Exercer un rôle de conseil en matière de protocole auprès des acteurs de la collectivité (services) et de reporting auprès de la direction.
Pilotage en matière de communication événementielle
Elaborer la stratégie de communication événementielle découlant des orientations politiques
Superviser l'organisation des grands événements portés par la collectivité
Superviser la programmation de la salle de spectacle multifonctions du Conseil départemental, Pavillon République, en lien avec le cabinet et les services concernés (DGA culture notamment...) et la politique d'accueil d'opérations en son sein, portées par des partenaires ou acteurs associatifs
Exercer un rôle de conseil en matière de communication événementielle auprès des acteurs de la collectivité.
Promotion des actions et évènements du département
Coordonner le déploiement et l'harmonisation de la visibilité de l'institution sur l'ensemble du territoire (infrastructures et événements).
Développer la mise en place d'actions de proximité afin de rendre lisible l'action du Conseil départemental.
Conditions particulières d'exercice :
Télétravail possible sous réserve de nécessités de service
Horaires variables en fonction des évènements.
Travail régulier le soir et le week-end
Déplacements réguliers (5 à 10/mois) selon les évènements sur le département
Avantages :
Des locaux idéalement situés : Installés à proximité du Canal du Midi et du Jardin Japonais Compans-Caffarelli, nos locaux bénéficient d'un accès direct à la station de métro "Canal du Midi" et d'un parking souterrain gratuit.
Des services sur place : Vous profitez d'une cafétéria et d'un restaurant administratif, offrant des espaces conviviaux. De plus, l'Hôtel du Département met à disposition une crèche exclusivement réservée aux enfants des agents, pour vous accompagner dans la conciliation entre vie professionnelle et vie familiale.
Prime semestrielle : Une prime de 815 EUR net, calculée au prorata temporis, vous est versée en mai et en novembre.
Organisation du temps de travail : Nous proposons des horaires flexibles, avec la possibilité de commencer entre 7h30 et 9h30 et de terminer entre 16h00 et 19h15, tout en respectant le quota horaire journalier via un système de badgeage. Vous avez le choix entre trois formules hebdomadaires :
35 heures : 25 jours de congés
37h30 : 40 jours de repos (25 jours de congés + RTT)
39 heures : 48 jours de repos (25 jours de congés + RTT)
Avantages sociaux : Vous pouvez adhérer à des contrats collectifs pour la santé et la prévoyance, négociés avec des partenaires de confiance : la Mutuelle Nationale Territoriale (MNT) pour la santé et la Mutuelle du Rempart pour la prévoyance. Ces dispositifs permettent de prévenir les situations de précarité tout en favorisant le pouvoir d'achat grâce à des tarifs avantageux.
Aide à la mobilité : Nous prenons en charge 75 % de votre abonnement aux transports en commun (métro, train, vélib, ...), dans la limite réglementaire de 86,16 EUR par mois.
Chèques-vacances : Selon vos ressources, vous pouvez bénéficier de chèques-vacances.
Profil recherché
Profil attendu :
Bac +4/5 en communication, relations publiques
Expérience en organisation d'évènementiels ou de manifestations protocolaires dans les collectivités
Expérience en management d'équipes
Savoirs :
Méthodes et outils de management
Techniques d'organisation et de planification
Cadre juridique des politiques publiques et leurs enjeux
Environnement administratif, institutionnel et politique
Technologies de l'information, de la communication et du multimédia
Médias et réseaux institutionnels
Savoir-faire :
Conduire et animer des réunions, des groupes de travail
Superviser, contrôler et évaluer les activités de l'entité encadrée
Conduire un projet (de communication)
Conduire et/ou accompagner la conduite du changement
Evaluer les besoins en communication
Travailler en partenariat dans le cadre des réseaux professionnels
Savoir-être :
Adaptabilité et réactivité
Rédactionnel et force de proposition
Créativité et curiosité
Travail en équipe et diplomatie
Esprit d'initiative
Nous nous engageons sur le processus de recrutement ci-dessous :
Offre en ligne jusqu'au 08/02/2025
Analyse et présélection des candidatures à partir du 10/02/2025
convocation à l'entretien de recrutement à partir du 12/02/2025
Entretiens de recrutement prévus aux alentours du 17/02/2025
Modalités de recrutement : Contractuel ou Titulaire
Intégration du collaborateur possible à partir du 01/04/2025
Grandes lignes d’activités de la direction
La Direction de la Communication, en lien avec le cabinet et l’exécutif, définit la stratégie globale de communication du Département et procède à sa mise en œuvre sur le territoire. Elle assure ainsi le pilotage de l’ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie.
Pour cela, elle se compose des entités suivantes :
• Le service Protocole - Evénementiel : suivi et organisation des cérémonies officielles et événements institutionnels ; mise en œuvre des relations publiques de l’institution ; coordination et organisation de manifestations internes et évènements externes, coordination du déploiement de la visibilité du CD sur le territoire.
• Le service Communication – Éditorial – Presse : définition et mise en œuvre de plans de communication par projet et/ou thématique ; élaboration et déclinaison de la ligne éditoriale de la collectivité sur ses différents supports dans un objectif de valorisation de son image publique ; pilotage et suivi des publications du Département ; gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l’image de la collectivité.
• Le service studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication.
• Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité.
• Le service courrier : réception et tri de l’ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental.
Enjeux et objectifs du poste
Participer aux côtés du Directeur à la définition d’une stratégie et mettre en œuvre de manière opérationnelle les orientations de la collectivité en matière de communication protocolaire et évènementielle répondant au projet de mandature.
Piloter l’organisation de l’ensemble des évènements portés par la collectivité ou auxquels la collectivité participe ainsi que les visites officielles du Président.
Coordonner le déploiement et l’harmonisation de la visibilité de l’institution sur l’ensemble du territoire (infrastructures et événements) et garantir les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.
Piloter les activités et encadrer les équipes en veillant à la transversalité, la continuité et la qualité services rendus ; conseiller la direction sur des axes d’évolution relevant de son périmètre d’intervention.
Garantir et optimiser les moyens et les ressources du service en lien avec les fonctions ressources de la DGD et de la collectivité.