Relais des fonctions de support (ressources humaines, finances, commande publique,
moyens généraux, qualité de vie au travail, etc.), et avec la DGS, les DGA, les partenaires
- Assurer le secrétariat de la direction : assiste le directeur, aide à l'installation et à
l'équipement des collaborateurs, etc.
- Mettre à jour le tableau de suivi de la formation des agents de la direction
- Organiser les entretiens professionnels annuels des agents de la DQG (convocations
et plannings des entretiens)
- Utiliser des outils de gestion : modules applicatifs e-conge, i-parapheur, messagerie,
webdelib, pack office bureautique, etc.
- Veiller aux correspondances, aux échanges, au traitement des dossiers avec le
secrétariat de la DGS, l'ensemble des DGA, les services de support, la Présidence
Conseil départemental de Mayotte - BP 101 - 97645 Mamoudzou cedex - Mayotte - Tél. - 02 69 66 10 20
Mise à jour : novembre 2024
Gestion de l'information, des documents et des données
- Saisir, préparer, enregistrer et archiver des documents/dossiers/états récapitulatifs
- Réceptionner, filtrer et exécuter les courriers électroniques
- Rechercher des données d'activité des services (délibérations, conventions,
documents stratégiques _règlements, schémas_, etc.)
- Fiabiliser, vérifier la validité des informations traitées
- Identifier les sources de documentation
- Prendre des notes, mettre en forme et présenter des informations, transmettre tout
type de courrier
Planification et suivi des réunions
- Gérer l'agenda électronique de la direction, prendre et organiser les rendez-vous
-Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu,
convoquer, inviter et accueillir les participants, gérer la liste de présence, etc.)
- Organiser les réunions de service de la DQG et établir les relevés de conclusion /
les comptes rendus afférents
Participation aux projets transversaux de la direction
- Renseigner les tableaux de suivi des actions et des activités de la direction
-Contribuer à la réalisation de projets transversaux de la direction :
information/collecte de données et relance des services dans le cadre de
l'élaboration du rapport d'activité et financier de la collectivité, actualisation de
tableaux de suivi / d'états récapitulatifs, de documents administratifs et contractuels,
de la liste des référents de la plate-forme web de gestion des subventions, etc.)
- Participer à la mise à jour du projet de service de la direction
- Suivre, en lien avec le service de l'assemblée, l'émargement et l'enregistrement de
la présence des directeurs aux séances de l'assemblée délibérante du Conseil
départemental
- Participer à toute action de la direction concourant à l'amélioration continue du
fonctionnement de la collectivité
Fonction : Assistant(e) de projet, assistant(e) de direction
Cadre d'emplois : Rédacteurs, adjoints administratifs
Grade : Rédacteur, adjoint administratif
L'assistant(e) assure le relais des fonctions de support
de la direction de la qualité de gestion (DQG). Il/elle recueille et traite les
informations nécessaires au fonctionnement du service. Il/elle organise les réunions,
suit les dossiers administratifs et participe aux projets transversaux de la direction