Vos missions principales seront :
Prendre en charge la gestion administrative de la Conférence territoriale :
- Gérer le planning des réunions de travail
- Assurer la gestion documentaire
- Effectuer les demandes de devis et le suivi comptable
- Veiller à la relecture et à la mise en forme des documents
- Assurer le suivi des inscriptions
- Participer à l’installation et à l’accueil/information le jour de l’évènement
Assurer un suivi administratif transversal pour la Coordination territoriale :
- Apporter un appui administratif dans le suivi de plusieurs dossiers notamment le déploiement de l’offre de services aux communes et le suivi des organismes
- Veiller au respect des plannings et effectuer les relances nécessaires auprès des services, des communes et/ou des élus
- Effectuer les demandes de devis et le suivi comptable
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Gérer les commandes de fournitures
Organiser et planifier les réunions de la Coordination territoriale
- Organiser, planifier et gérer la logistique des rendez-vous, réunions et évènements (Conférence des Maires, réunions des DG-SG, réunions des réseaux professionnels, réunions de travail et rdv de la Directrice, etc…)
- Préparer les documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Assurer le suivi quotidien des boîtes mails de la Coordination territoriale
- Assurer une lecture quotidienne de tous les messages, avec une réponse ou une redirection vers les personnes chargées d’y répondre
- Veiller au suivi des réponses apportées
Votre profil nous intéresse si vous avez :
- un niveau Bac+2
- une expérience professionnelle sur un poste d’assistant administratif appréciée
- une maîtrise de l’outil informatique
- des connaissances en suivi de projets et des activités administratives
- une aptitude à la gestion de plannings et agendas
- une grande capacité d’organisation et un bon niveau d’autonomie, de la rigueur et de la réactivité
- de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles (syntaxe, orthographe)
La Communauté urbaine vous propose :
· Une rémunération attractive sur étude individualisée
· Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées
· Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
· Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
· Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
· Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
· Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
· Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
· Qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
· Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
Dans le cadre de l’organisation de la Conférence territoriale en mai 2025, un renfort administratif temporaire est nécessaire afin de permettre à la Directrice de la Mission coordination territoriale et son équipe de dégager la disponibilité exigée pour la préparation de cet évènement.
En qualité d’assistant, vous avez en charge le suivi administratif de l’activité globale de la Coordination territoriale, en lien étroit avec la Directrice, et en appui de l’ensemble de l’équipe.