Postée il y a 41 jours
Notre offre de soins et de services est assurée par une équipe pluridisciplinaire composée de médecins, d'infirmières, de psychologues, de travailleurs socio-éducatifs (assistante sociale et éducatrices spécialisées), de secrétaires et de chargées de prévention.
Dans le cadre d'un renfort d'équipe, nous recrutons un(e) secrétaire (e) polyvalente en CDD à temps partiel à Clermont-Ferrand. Poste à pouvoir immédiatement jusqu'au 31/12/2025.
Sous la responsabilité de la Cheffe de Service et du Directeur, conformément aux valeurs de notre association, vous exercerez vos missions dans le respect de nos usagers et de leur dignité.
Missions principales :
Le secrétaire H/F aura pour mission globale d'accueillir et d'informer les usagers, leur entourage et toute personne prenant contact avec notre structure, d'assurer le suivi administratif inhérent à l'activité du service :
1. Gestion et suivi administratif
- Gestion et suivi des plannings
- Participation aux réunions d'équipes
- Tenue et mise à jour des données usagers (adresses et coordonnées téléphoniques)
- Édition de l'ordre du jour des réunions
- Participation à l'élaboration des rapports d'activité, budgétaire et financier : compilation de données, mise en forme des données chiffrées et écrites, pagination, etc.
- Rédaction et mise en forme de différents documents : courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus, indicateurs et données trimestrielles de présence des usagers à la demande de la Direction
- Transmission de données aux partenaires
- Classement des dossiers et archivage
- Inventaire et stockage des fournitures
- Commande des fournitures, timbres postaux et outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks
- Assurer la réception des commandes
2. Comptabilité et gestion de la paie
- Tenue du journal des dépenses
- Récupération des documents comptables : factures, notes de frais + justificatifs
- Vérification des documents comptables
- Réception et enregistrement des éléments variables de paie
- Transmission mensuelle du tableau récapitulatif des éléments variables de paie
- Transmission des documents comptables au comptable et au référent paie
- Préparation des documents à envoyer au référent comptable et référent paie, suivi des échéances à respecter
Prérequis :
Diplôme de secrétariat médical ou équivalent (Niveau Bac +2)
Maitrise des outils bureautiques, pratique avancée Excel
Connaissance en comptabilité et en gestion de paie appréciées
Profil recherché :
Expérience préalable en tant que secrétaire de deux ans minimum
Maîtrise des outils bureautiques (Teams, Excel, Word, etc.) et des logiciels informatiques
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Excellentes compétences en communication écrite et orale
Aisance téléphonique, distanciation, écoute et non jugement
Expérience dans le secteur du médico-social
Capacité d'écoute et d'analyse
Bon relationnel
Conditions du poste :
CDD à 0,60 ETP jusqu'au 31 décembre 2025
Rémunération selon Convention Collective Nationale 66 (CCN66) et expérience professionnelle (avec reprise d'ancienneté)
Travail en présentiel
Semaine de trois jours, l'un des jours d'absence pourra être choisi en fonction de vos contraintes
Avantages entreprise :
Trois jours de congés trimestriels + congés conventionnels, mutuelle entreprise, prévoyance, tickets restaurant, prise en charge du transport
Merci de joindre une lettre de motivation
Experience: 3 An(s) - même poste
Compétences: Actualiser le dossier médical du patient,Accueillir, orienter et renseigner un patient,Renseigner des documents médico-administratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activité des médecins généralistes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 3 An(s) - même poste
Compétences: Actualiser le dossier médical du patient,Accueillir, orienter et renseigner un patient,Renseigner des documents médico-administratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activité des médecins généralistes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.