Activités et tâches principales du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la
collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau…).
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de
l’agent.
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
Assurer le traitement des courriers départ.
Mettre sous pli et affranchir.
Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par la secrétaire de direction.
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Formation et expérience :
- Formation et/ou expérience souhaitée dans le domaine de l'intervention sociale et/ou de la gestion administrative de niveau BAC ou BAC +2
- Une expérience dans la fonction publique territoriale serait un plus,
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Etre organisé, rigoureux et méthodique.
- Etre patient.
- Etre discret.
- Etre sérieux et efficace.
- Sens de la diplomatie.
1) Accueil du public pour les informations et démarches relevant des partenaires du réseau :
- Accueillir, informer et orienter les usagers : évaluation de la situation et des besoins, remise de documentation, information de 1er niveau sur les procédures et prestations, orientation vers le bon interlocuteur,
- Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives : compréhension des courriers administratifs, complétude des dossiers ...
- Aider les usagers dans l'utilisation des services en ligne :
* Accompagner dans la prise en main des sites des partenaires,
* Création d'un compte personnel
* Création d'une adresse mail
* Télédéclaration
* Recherche des informations en ligne
- Faciliter l'accès aux usagers au poste informatique en libre-service,
- Orientation vers la permanence des partenaires (entretien à distance par téléphone ou visioconférence)
- Aider les usagers à devenir autonomes dans leurs démarches administratives.