Office manager

Les missions du poste

FICHE DE POSTE : OFFICE MANAGER / ASSISTANT (E) DE GESTION ADV/ADP

Intitulé du poste : Assistant(e) de Gestion ADV/ADP

Type de contrat : CDI

Localisation : Neuilly Sur Seine

Missions principales

1. Administration des Ventes (ADV)

• Assurer la facturation et son suivi :
• Édition et envoi des factures
• Suivi des règlements et relances des impayés
• Gestion des contrats clients :
• Suivi des commandes et renouvellements
• Gestion des contrats fournisseurs :
• Édition des contrats en conformité avec les conditions définies par le commercial
• Suivi des jours prestés par les consultants via l’outil BoondManager
• Suivi et facturation des astreintes en appliquant la grille client
• Suivi de la facturation des notes de frais (NDF)
• Vérification et transmission des comptes rendus d’activité (CRA) des consultants à la facturation
• Gestion des nouveaux collaborateurs :
• Établissement des contrats
• Activation sur BoondManager
• Explication des outils et process internes
• Mise à jour du fichier des factures à émettre (FAE)
• Contrôle et enregistrement des factures d’achats
• Suivi et mise à jour de la base de données PROVIGIS
• Gestion administrative quotidienne des demandes internes et externes

2. Administration du Personnel (ADP)

• Suivi mensuel des variables de paie (arrêts maladie, notes de frais, absences, primes, etc.)
• Génération et vérification des variables de paie via BoondManager
• Contrôle des données importées pour l’établissement des bulletins de paie
• Déclarations DSN pour les arrêts maladie et les fins de contrat
• Suivi des départs :
• Rupture conventionnelle
• Fin de contrat
• Démission
• Gestion des entrées :
• Déclarations préalables à l’embauche (DPAE)
• Visites médicales (CIAMT)
• Affiliation à la mutuelle
• Attribution des cartes tickets restaurant
• Suivi des souscriptions et radiations mutuelle
• Gestion des bulletins de portage
• Mise à jour du suivi des collaborateurs (CIAMT et autres supports internes)

Profil recherché

• Expérience : Une première expérience en ESN serait un véritable atout pour une adaptation rapide au poste.
• Compétences requises :
• Capacité à gérer les priorités et respecter les délais
• Excellente mémoire (notamment pour les critères de facturation spécifiques aux clients)
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.)
• Expérience sur des outils de gestion ADV/ADP (idéalement BoondManager)
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Rigueur et auto-contrôle à 100%
• Qualités personnelles :
• Organisé(e) et autonome
• Dynamique et réactif(ve)
• Sens du service et bon relationnel
• Esprit d’équipe
• Un bon état d’esprit : être cool et souriant(e) serait un plus !

Conditions et avantages

• Rémunération : Selon profil et expérience
• Avantages : Mutuelle, tickets restaurant, télétravail possible selon organisation
• Évolution : Possibilité d’évolution en fonction des compétences et de l’expérience acquise