Organisation de la vie professionnelle de la directrice générale des services :
Organiser l’agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la DGS, organiser des réunions
Rappeler les informations importantes, transmettre des messages, faciliter le suivi des priorités et notamment des urgences
Organiser les déplacements de la DGS
Pilotage du secrétariat de la direction générale :
Gestion des parapheurs et des courriers, accueils physique et téléphonique
Rédaction de documents et courriers, constitution de dossiers, notamment pour les réunions importantes, classement
Gestion du planning de congés des directeurs
Organisation du comité de direction et des autres instances :
Planification et organisation des réunions
Propositions d’ordres du jour et préparation de la réunion
Rédaction des comptes rendus occasionnellement
Lien avec les services :
Sélectionner les informations et les documents provenant des différents services ou de l’extérieur et transmet au service concerné les instructions de la Directrice Générale des services
Doit savoir trouver l’information, savoir la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
Réalisation de missions à la demande de la directrice générale des services :
Travail avec la ou les chargé/es de mission de la direction générale selon les besoins
Appui à la participation de la directrice générale des services à des réseaux professionnels
Aide au montage du projet d’administration et de la démarche qualité
Sollicitation selon les besoins sur d’autres missions
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité
Comptabilité publique
Principes rédactionnels du compte-rendu
Techniques rédactionnelles
Esprit d'équipe
Discrétion, réserve
Goût pour la communication
Sens de l'écoute
Qualités rédactionnelles
Sens du contact
Qualités relationnelles
Organisation, rigueur
Disponibilité, adaptation
Logiciel : Admi Mail, Office 365
Apporte une aide permanente à la directrice générale des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Pilote le secrétariat de la direction générale des services.
Réalise des missions à la demande de la directrice générale des services.