Sous la responsabilité du directeur du Conservatoire à Rayonnement Départemental, le chargé de scolarité assure le suivi administratif et technique de la scolarité des élèves du CRD, le suivi du parc instrumental et de la partothèque. Il contribue à l'organisation des manifestations pédagogiques et artistiques des élèves.
ACTIVITÉS
Assurer le suivi administratif et technique de la scolarité des élèves du CRD
- Piloter la gestion de la base de données sur le logiciel métier et des listes de diffusion, gestion de planning, classement de dossiers et archivage en vue de fiabiliser les données
- Optimiser les fonctionnalités du logiciel et développer des outils en vue du traitement et du suivi de statistiques
- Apporter appui et assistance technique à la direction et à l'équipe pédagogique
- Préparer et organiser, en lien avec le conseiller aux études, les temps forts de l'équipement pour la scolarité rentrées scolaires (inscriptions, plannings, gestion des cursus, intégrations), évaluations, parcours du spectateur, facturation (cohérence des cursus attribués)
- Encadrer les 4 agent chargés de l'accueil et du secrétariat dans leurs missions relatives à la scolarité : soutien à l'utilisation du logiciel, réponses aux sollicitations techniques des parcours de scolarité, coordination des mises à disposition de salles et de matériels, création d'outils internes pour fluidifier la transmission des informations
Assurer le suivi du parc instrumental et de la partothèque
- Assurer le suivi des mises à disposition et locations d'instruments
- Coordonner l'inventaire du parc instrumental en lien avec les enseignants et la responsable administrative
- Suivre le stockage des instruments et leur référencement sur la base de données
- Contribuer au suivi des contrats de location en lien avec la responsable administrative
- Piloter le suivi de la partothèque du conservatoire en collaboration avec les collègues de la médiathèque (référencement, suivi des emprunts aux enseignants, aux élèves et au tout public, vérification des retours, mise à jour du catalogue)
Contribuer à l'organisation des manifestations pédagogiques et artistiques des élèves
- Encadrer l'organisation administrative des événements récurrents : anticiper les suivis des participations d'élèves, les envois de courriers aux familles, intégrer les données dans la base de parcours du spectateurs
- Traiter les informations pour la réalisation des programmes
- Assurer le lien de coordination technique des événements : recensement des besoins auprès des enseignants, élaboration des fiches de supports à la technique, vérification avec les équipes et présence les jours de spectacles
COMPÉTENCES
Connaître l'enseignement artistique et son environnement
Connaître l'environnement culturel et le fonctionnement du service public
Maîtriser l'outil informatique
Capacités rédactionnelles
Capacité à hiérarchiser les priorités
Sens de l'organisation et de l'initiative, adaptabilité
Capacité d'organisation
Capacité à travailler en équipe
Aisance relationnelle
Autonomie, dynamisme, réactivité
Intérêt pour la culture et l'éducation
EXPÉRIENCES ET FORMATIONS
Expérience dans le milieu de l'enseignement et de la culture souhaitée
Formation supérieure exigée
CONDITIONS D'EXERCICE
Plusieurs lieux d'affectation :
Espace culturel de musique et de danse / sites annexes
Permis B obligatoire
COMPÉTENCES
Connaître l'enseignement artistique et son environnement
Connaître l'environnement culturel et le fonctionnement du service public
Maîtriser l'outil informatique
Capacités rédactionnelles
Capacité à hiérarchiser les priorités
Sens de l'organisation et de l'initiative, adaptabilité
Capacité d'organisation
Capacité à travailler en équipe
Aisance relationnelle
Autonomie, dynamisme, réactivité
Intérêt pour la culture et l'éducation
EXPÉRIENCES ET FORMATIONS
Expérience dans le milieu de l'enseignement et de la culture souhaitée
Formation supérieure exigée
CONDITIONS D'EXERCICE
Plusieurs lieux d'affectation :
Espace culturel de musique et de danse / sites annexes
Permis B obligatoire