Sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Affaires Juridiques et des Assemblées, vos missions principales sont les suivantes :
- Assurer la bonne préparation des séances du Conseil Municipal et vérifier la régularité juridique des actes de la collectivité notamment ceux soumis à l'approbation de l'assemblée délibérante
- Veiller à la modernisation régulière des procédures et à l'amélioration constante de la qualité des actes produits
À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :
Sous l'autorité fonctionnelle permanente du DGA chargé de l'administration générale, sociale et juridique :
- Diriger le pôle assemblées et actes administratifs, encadrer les agents du pôle, préparer et exécuter le budget du pôle
- Superviser l'organisation des séances du Conseil Municipal et participer à la tenue de celles-ci
- Préparer et rédiger, recueillir, centraliser et contrôler les autres actes administratifs de la collectivité (décisions et arrêtés) soumis à l'autorité territoriale ou aux instances locales
- Veiller à la modernisation des outils et procédures de gestion et de production des actes administratifs en concevant et menant à terme un projet de déploiement d'un logiciel métier
- Préparer et rédiger, recueillir, centraliser et contrôler les projets de rapports, notes de synthèses et délibérations en vue de la tenue des séances du conseil municipal
- Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux du Conseil Municipal
- Apporter assistance et conseil aux services municipaux en matière d'élaboration et de rédaction des actes administratifs
- Effectuer une veille réglementaire et juridique et participer à la sécurisation administrative et juridique des documents administratifs
- Garantir les procédures, le circuit et la diffusion applicables aux actes administratifs
- Organiser et maîtriser la procédure d'élaboration et assurer l'entrée en vigueur des actes administratifs (télétransmission au contrôle de légalité, publications, notifications)
- Répondre aux demandes de communication des actes administratifs en qualité de PRADA : appréciation du caractère communicable des actes et gestion de la procédure de diffusion
- Veiller à la bonne tenue des registres de délibérations et l'établissement des recueils des arrêtés
- Assurer le fonctionnement et le secrétariat de la Commission Consultative des Services Publics Locaux
- Associer et informer le Directeur des Affaires Juridiques et des Assemblées sur les outils, les procédures, les échéances du pôle assemblées et actes administratifs
- En cas de nécessité, en accord avec les DGA de rattachement ou à défaut le DGS, requérir les moyens et effectifs de la Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées pour assurer la continuité des missions du pôle assemblées
Sous l'autorité du Directeur des Affaires Juridiques et des Assemblées :
- En cas de nécessité, sur réquisition du Directeur des Affaires Juridiques et des Assemblées et ou du DGA en charge du développement de la qualité de l'accueil, de la proximité et de la culture, participer aux travaux, missions et actions du pôle affaires juridiques avec les moyens adaptés
- Assurer la suppléance et l'intérim du Directeur, en cas d'absence ou d'empêchement
- Participer aux réunions du pôle juridique, prendre connaissance des procédures, échéances, outils
Conditions particulières d'exercice :
- Disponibilité en soirée et mobilité
Profil et compétences requises :
Connaissances :
- Connaissance de l'organisation des services municipaux
- Connaissance des procédures administratives internes
- Connaissance du droit administratif et du droit des collectivités locales
Compétences techniques ou savoir-faire :
- Maîtriser l'outil bureautique et l'utilisation des logiciels : Word, Excel, Outlook, Sedit Marianne finances
- Savoir travailler en équipe et impulser une cohésion d'équipe
- Apporter assistance et conseils aux élus
- Veiller au respecter des délais et mettre en oeuvre une planification
- Savoir établir des priorités et faire face avec diligence au caractère urgent des problématiques posées
- Montrer des qualités et une aisance rédactionnelles
Aptitudes :
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Dynamisme et efficacité
- Disponibilité
- Management, animation et pilotage d'une petite équipe
Profil et compétences requises :
Connaissances :
- Connaissance de l'organisation des services municipaux
- Connaissance des procédures administratives internes
- Connaissance du droit administratif et du droit des collectivités locales
Compétences techniques ou savoir-faire :
- Maîtriser l'outil bureautique et l'utilisation des logiciels : Word, Excel, Outlook, Sedit Marianne finances
- Savoir travailler en équipe et impulser une cohésion d'équipe
- Apporter assistance et conseils aux élus
- Veiller au respecter des délais et mettre en oeuvre une planification
- Savoir établir des priorités et faire face avec diligence au caractère urgent des problématiques posées
- Montrer des qualités et une aisance rédactionnelles
Aptitudes :
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Dynamisme et efficacité
- Disponibilité
- Management, animation et pilotage d'une petite équipe